Best Practices Forum of the Americas - [PDF Document] (2024)

Foro de Mejores Prácticas

de las Américas

Incorporación de nuevas tecnologías

en la gestión de procesos electorales

SEDI / Organización de los Estados Americanos

Washington, DC – Junio 2006

Best Practices Forum

of the Americas

Incorporation of New Technologies

in Electoral Processes

SEDI / Organization of American States

Washington, DC – June 2006

Reporte resumen realizado por:

Area Electoral del Departamento para la Promoción de la Democracia de la Subsecretaría de Asuntos Políticos

Patrocinado por:

Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (ACDI)

En colaboración con:

Area Electoral del Departamento para la Promoción de la Democracia de la Subsecretaría de Asuntos Políticos

Diseño Gráfico de portada y páginas interiores:

Claudia Saidon

Diagramación y compaginación:

Maximo Gastaldi

Junio, 2006

Esta publicación sólo podrá ser reproducida total o parcialmente con expresa y precisa indicación de la fuente.

Summary report by:

Electoral Area of the Department for the Promotion of Democracy of the Secretariat for Political Affairs

Sponsored by:

Canadian International Development Agency (CIDA)

In collaboration with:

Electoral Area of the Department for the Promotion of Democracy of the Secretariat for Political Affairs

Graphic Design of cover and interior pages:

Claudia Saidon

Layout:

Maximo Gastaldi

June, 2006

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Indice de contenidos

7 Resumen ejecutivo

9 Introducción: la OEA y la incorporación de nuevas tecnologías en materia electoral

10 Adecuación del voto electrónico a través de la cooperación horizontal

Experiencia de Paraguay

12 Aspectos tecnológicos de las urnas electrónicas

12 Sistema electrónico de votación

14 Otras experiencias de voto electrónico en la región: Estado de Coahuila, México

15 Alcances de la tecnología en la organización y administración electoral: postulaciones por internet

Experiencia de Panamá

16 Aspectos generales sobre el sistema de información de postulaciones de candidatos a puestos de elección popular

17 Descripción del sistema

17 Implementación del sistema de postulaciones por internet

18 Beneficios del uso del sistema de postulaciones por internet

19 Incorporación de tecnologías en los procesos de registro civil

Experiencia de Colombia

19 Necesidades de ampliación del sistema para cumplir con la renovación de cédulas

21 Beneficios del nuevo sistema de identificación ciudadana

21 Resultados de la primera fase del Programa de Modernización Tecnológica

23 Conclusiones

Table of Contents

27 Executive Summary

29 Introduction: the OAS and the incorporation of new technologies in electoral processes

30 Adapting electronic voting through horizontal cooperation

The Case of Paraguay

31 Technological aspects of electronic ballot boxes

32 Electronic voting systems

33 Other electronic voting experience in the region: The Mexican State of Coahuila

34 Organizational and administrative reach of technology: nominations through the Internet

The Case of Panama

35 General considerations on the nomination information system for candidates running for office by popular elections

36 Description of the system

36 Implementation of the Internet nomination system

37 Benefits of the Internet nomination system

38 Incorporation of technology in civil registry processes

The Case of Colombia

38 Need for the extension of the system to renew ID cards

39 Benefits of the new citizen identification system

40 Results of the first phase of the Technological Modernization Program

42 Conclusions

Gerardo Irimia

Tribunal Electoral

Panamá

Ricardo Lesme

Tribunal de

Justicia Electoral

Paraguay

Juan Carlos Yepes

Registraduría Nacional

del Estado Civil

Colombia

Algunos paises han adaptado las alternativas tecnológicas a su propia situación y a tal fin han desarro-

llado medidas de diverso tipo para proceder a la incorporación efectiva de soluciones tecnológicas eficientes.

En otros casos este tipo de tecnología no se encuentra aún entre las prioridades inmediatas, sin descuidar por

ello la factibilidad para su incorporación futura. Por último, ciertas particularidades locales en algunos

paises constituirían barreras importantes para su incorporación, tendiendo en cuenta el buen desempeño

actual de los procesos de emisión manual del sufragio.

Otro aspecto que debe destacarse es la incorporación de nuevas tecnologías a los diferentes componentes del

proceso electoral, la cual se encuentra intimamente vinculada a la necesidad de resolver problemas concretos

que la tecnología en uso no puede solucionar eficazmente. En otros casos, su incorporación se vincula a la

busqueda de un mejor desempeño organizacional, administrativo y judicial que contribuya a aumentar la

calidad de los proceos electorales administrados y fiscalizados…

De las conclusiones de la tercera Reunión Interamericana de Tecnología Electoral

Bogotá, Colombia, abril 6 y 7 de 2005

6 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

7Foro de Mejores Prácticas de las Américas

El desarrollo sostenido de una cultura política en América Latina y la fortaleza de las instituciones democráticas confor-

man la base de la vigencia y continuidad de su sistema democrático. Por ello, la Organización de los Estados Americanos

(OEA) promueve iniciativas dirigidas a fortalecer las instituciones, valores y prácticas democráticas en el hemisferio

occidental.

Es en este espíritu que el área electoral del Departamento para la Promoción de la Democracia de la Subsecretaría de

Asuntos Políticos aceptó la invitación que recibiera de la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral (SEDI), a través del

Programa de Innovaciones y Alianzas para el Desarrollo, para la realización conjunta de la quinta edición del Foro de

Mejores Prácticas de las Américas, sobre la incorporación de nuevas tecnologías en la gestión de procesos electorales.

El objetivo central del Foro es promover la interacción y discusión entre las autoridades electorales y los técnicos de

organismos electorales de los Estados miembro de la OEA para que tengan la oportunidad de compartir prácticas

consolidadas y lecciones aprendidas con otros países de la región, a través de discusiones en línea.

Con base en la experiencia de la OEA en diversos procesos electorales, se puede precisar que muchos países han avanzado

en la legitimación y optimización de sus procesos electorales. Sin embrago, en la mayoría de los casos, dichos procesos

aún resultan costosos y enfrentan problemas de capacidad humana y tecnológica que garanticen la simplificación, moder-

nización y reducción de costos.

En esta edición del Foro se consideraron tres temas específicos para discutir y profundizar durante las sesiones en línea:

la adecuación del voto electrónico a través de la cooperación horizontal presentado por Ricardo Lesme, Director de

Informática del Tribunal Superior de la Justicia Electoral de Paraguay; los alcances de la tecnología en la organización y

administración electoral expuesto por Gerardo Irimia, Director de Informática del Tribunal Electoral de Panamá y la

incorporación de tecnología en los procesos de registro civil por Juan Carlos Yepes, Secretario General de la Registraduría

Nacional del Estado Civil de Colombia.

Para la realización de este informe se tuvo en cuenta la información presentada por cada uno de los ponentes en las video

presentaciones y en los documentos de apoyo proporcionados durante el Foro, así como, las transcripciones de las

sesiones en línea (Paraguay, el 6 de Julio del 2005; Panamá, el 13 de Julio del 2005 y Colombia, el 20 de Julio del 2005).

A continuación se resaltan algunas de las observaciones y recomendaciones que se hicieron a lo largo del Foro:

Durante las tres sesiones en línea, se destacó la importancia de una adecuada sensibilización de la ciudada

nía que incluya instancias de información y participación de los ciudadanos. Los participantes del proceso

electoral deben tener plena convicción de que sus opiniones y necesidades serán tomadas en cuenta.

La modernización de los procesos electorales permite reducir el índice de prácticas electorales fraudulentas,

consolidando el ejercicio democrático.

La introducción de nuevas tecnologías en el proceso democrático supone, una gran inversión de recursos

Resumen Ejecutivo

8 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

financieros y humanos en las primeras etapas de implementación, sin embargo, en el largo plazo reduce el

costo de las elecciones.

Las autoridades electorales conjuntamente con los partidos políticos, tienen a su cargo una importante

tarea de capacitación tanto de sus funcionarios como del electorado, en temas innovadores como la opti-

mización y la transparencia de los procesos electorales.

La incorporación gradual de nuevas tecnologías en los procesos electorales, debe ir acompañada de un

marco legal apropiado que permita la rápida adopción de las nuevas tecnologías.

9Foro de Mejores Prácticas de las Américas

La Asamblea General de la Organización de los Estados

Americanos (OEA), los mandatos de la Cumbre de las

Américas celebrada en Québec, Canadá, en 2001, así como

la Carta Democrática Interamericana, han estipulado como

una de las prioridades para la consolidación democrática de

la región, la realización de procesos electorales participativos

y transparentes. Esto constituye la vía inmediata que tie-

nen los individuos de participar y legitimar sus opiniones

y decisiones políticas, en el ejercicio de su derecho como

ciudadanos.

En esa línea, vale destacar que los países del hemisferio

vienen desarrollando procesos importantes de consolida-

ción y perfeccionamiento de sus procesos democráticos y

de fortalecimiento institucional, con el fin de mejorar la

democracia representativa a través de elecciones periódicas,

libres y justas.

Particularmente, resulta pertinente resaltar los esfuerzos

que se hacen respecto al estudio y la promoción de nuevas

tecnologías y prácticas electorales para promover el interés y

el compromiso de las distintas autoridades electorales en

intercambiar y compartir sus experiencias, avances y logros

en la organización de los procesos electorales. Este objeti-

vo debe cumplirse sobre la base del fomento de una co-

operación horizontal fluida e identificada en el mutuo res-

peto de los organismos actuantes.

La Secretaria General de la OEA a través de la Subsecretaría

de Asuntos Políticos ejecuta mediante las modalidades de

asesoramiento profesional y asistencia técnica los manda-

tos relacionados con los asuntos electorales emanados tanto

Introducción

La OEA y la incorporación de

nuevas tecnologías en materia

electoral

de las Cumbres de las Américas como de las Asambleas

Generales de la Organización.

Bajo este contexto, el área electoral del Departamento para

la Promoción de la Democracia trabaja y ejecuta programas

que estimulan y fortalecen el estudio de las nuevas tecnolo-

gías y prácticas electorales con el objetivo de promover el

interés y el compromiso de las distintas autoridades elec-

torales en intercambiar y compartir sus avances y logros en

la organización de eventos electorales.

De la experiencia de la OEA obtenida tanto en sus activi-

dades de asistencia técnica, como en las misiones de obser-

vación electoral, se puede concluir que, actualmente los

países de la región han avanzado en su capacidad

institucional para organizar elecciones. Sin embargo, en la

mayoría de los casos, dichos procesos aún resultan dema-

siado costosos y enfrentan problemas de capacidad huma-

na y tecnológica, por lo que es necesario trabajar en la

optimización, simplificación, modernización y reducción

de costos de los procesos electorales en todo el continente.

No obstante, mediante proyectos de asistencia técnica y

profesional mutua y/o recíproca, se han logrado altos ni-

veles de profesionalismo en la planeación y conducción de

los procesos electorales, partiendo de la capacidad instalada

en la mayoría de los Estados Miembro. De igual manera se

ha logrado fomentar la instalación y utilización de tecno-

logía electoral de punta en algunos países y en otros se ha

trabajado la comparación legislativa y organizativa, con

miras a optimizar la letra y la aplicación de los instrumen-

tos legales, así como la estructura y el funcionamiento de

los organismos electorales.

1 Muy pocos países en Latinoamérica han institucionalizado sistemas de servicio civil a nivel local, siendo la “carrera municipal” en

Chile una de las pocas experiencias de este tipo en la región.

10 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

En tal sentido, ya se ha dado el primer paso mediante la

ejecución de programas de cooperación técnica horizontal

con Brasil, Panamá y Paraguay, con quienes se acordó tra-

bajar sobre la base de proyectos específicos de cooperación

en aspectos relacionados con el fortalecimiento y moderni-

zación de instituciones y procesos electorales.

Adicionalmente se ha logrado implementar un espacio de

encuentro para el diálogo, el análisis y la retroalimentación

entre expertos, autoridades electorales y proveedores de

tecnología, mediante dos significativas herramientas como

son, la Red Interamericana de Tecnología Electoral (RITE)

y las Reuniones Interamericanas de Tecnología Electoral.

Ambas iniciativas integran y convocan respectivamente, a

las autoridades electorales de Argentina, Bolivia, Brasil,

Canadá, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salva-

dor, Estados Unidos, Guatemala, Honduras, México, Ni-

caragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana,

Uruguay y Venezuela.

Los objetivos principales de ambas iniciativas son:

Promover la cooperación horizontal y de conoci-

miento de buenas prácticas y experiencias exitosas en

materia electoral, a fin de generar un eficaz intercambio

de prácticas y tecnologías óptimas que incrementen la

participación de la ciudadanía en los procesos electora-

les, incluyendo la educación de los votantes, la moder-

nización y simplificación del registro electoral y proce-

dimientos de votación y escrutinio.

Conocer el contenido y alcance de las iniciativas de

cooperación horizontal que la OEA promueve me-

diante su Programa Interamericano de Tecnología

Electoral, especialmente en los aspectos referidos a la

automatización de los procedimientos que se aplican

a la votación, pero también a los de la organización y

administración electoral en general.

Incidir mediante la acción hemisférica de la OEA en

el intercambio de conocimientos, prácticas y experien-

cias entre las diferentes autoridades electorales, haciendo

énfasis en las nuevas tecnologías, métodos y herra-

mientas electorales existentes en la actualidad para la

celebración de procesos electorales.

Contar con un inventario actualizado de los servicios

y productos que en materia de tecnología electoral y

de cooperación horizontal desarrollan o han desarro-

llado las distintas autoridades electorales.

Adecuación del voto electrónico

a través de la cooperación

horizontal

En el año 1992 fue sancionada la nueva Constitución

Nacional de la República del Paraguay, en ella se creaba el

Tribunal Superior de Justicia Electoral como la institución

encargada de las cuestiones electorales del país. Las eleccio-

nes generales de 1993 fueron las primeras juzgadas por

este organismo. Consecutivamente, en 1995 se sanciona la

Ley 635 que reglamenta al Tribunal Superior de Justicia

Electoral y se le asigna la doble función de organizar y

juzgar todos los actos eleccionarios de la República.

En 1996, a raíz de una serie de inconvenientes con el pa-

drón electoral y ante la realización de las elecciones munici-

pales, se sanciona la Ley 772 por la cual el padrón es dero-

gado y se le encarga al Tribunal la confección de uno nuevo

La experiencia del Tribunal Superior de Justicia Electoral de Paraguay

Ponente: Ricardo Lesme, Director de Informática

La Organización de los Estados Americanos consti-

tuye el espacio idóneo para el diseño, desarrollo y

coordinación de iniciativas de este tipo, en virtud de

su neutralidad y transparencia, así como de su capaci-

dad en materia de asistencia electoral. Igualmente,

cabe resaltar que la instrumentación de iniciativas de

este tipo corresponde al espíritu de promoción de la

cooperación regional de la Organización y, más

específicamente, a uno de los objetivos del plantea-

miento estratégico de la Subsecretaría de Asuntos

Políticos que es: “promover el intercambio de infor-

mación y experiencias entre instituciones y expertos

de la región en el campo de la democracia electoral”.

Definitivamente el logro más importante de estas

iniciativas es que han permitido una discusión ana-

lítica sobre el estado actual de los regímenes electo-

rales, especialmente en lo relacionado a la organiza-

ción de sus procesos electorales.

11Foro de Mejores Prácticas de las Américas

en un plazo de 4 meses a partir de una reinscripción de

todos los ciudadanos en edad de votar además de la orga-

nización total de las elecciones municipales. Para este nue-

vo padrón electoral que alcanzó 1.817.353 electores, se usó

un sistema totalmente informatizado a partir de la captura

de los datos en talonarios de inscripción; este sistema

informatizado fue el primero de esta envergadura y con

los más altos niveles de seguridad. El padrón estaba con

una consistencia cercana al 99% representando en ese en-

tonces y hasta la fecha la base de datos más confiable del

país. Ese mismo año se sanciona el Código Electoral Para-

guayo (Ley 834/96).

Desde su creación, el Tribunal Superior de Justicia Electo-

ral se ha caracterizado por la constante búsqueda e incor-

poración de nuevas tecnologías que faciliten los procesos

electorales y además garanticen la imparcialidad de las elec-

ciones brindando un servicio más seguro, eficiente y rápi-

do a todos los participantes. La evolución del marco legal

y el proceso de reforma en realidad no han sido realizados

por parte del Tribunal Superior de Justicia Electoral, ya que

no cuenta con iniciativa parlamentaria. Todas las reformas

necesarias para la implementación de nuevas tecnologías

se han logrado a través de los partidos políticos represen-

tados en el Congreso, según lo mencionó Ricardo Lesme.

En las elecciones generales de 1998, se incrementó el pa-

drón electoral a 2.049.449 electores se realizó por primera

vez un sistema de escrutinio de actas de mesa informatizado

desde los 10 Tribunales Electorales Regionales con que

cuenta el Tribunal Superior de Justicia Electoral. Esta fue

la primera ocasión en que los resultados oficiales fueron

publicados tres días después de realizados los comicios.

El asesinato del Vicepresidente de la República en el año

2000, obligó a que la Justicia Electoral realizara una elec-

ción fuera del calendario electoral y eligiera al sucesor. Se

consideró oportuno durante esta ocasión probar un siste-

ma de Transmisión de Resultados Electorales Provisorios

(TREP) de manera tal que se informara rápidamente los

resultados de dicha elección. En esa oportunidad más del

85% de los datos fueron presentados al pueblo paraguayo

a las 21:00 horas donde la diferencia entre el 1ro y el 2do

lugar era menor al 1%. Finalmente, una vez terminados

los escrutinios, esta diferencia se mantuvo sin que ningún

exponente de ningún partido realizara reclamo alguno. El

éxito de esta iniciativa despertó el interés del Tribunal Su-

perior de Justicia Electoral del Paraguay en introducir apli-

caciones tecnológicas a los procesos electorales.

Es así como se comienza a observar la evolución del siste-

ma de voto electrónico de la República Federativa del Bra-

sil. Al mismo tiempo que se contaba con las bases para la

automatización del sufragio en Paraguay. Es de esta ma-

nera como en el 2001 se inició la propuesta de compartir la

tecnología del voto automatizado entre estos dos órga-

nos electorales dentro del marco de las iniciativas de co-

operación horizontal que la OEA promulga en los Esta-

dos Miembro.

Se da inicio a los trabajos de voto electrónico en el Paraguay

mediante una experiencia piloto en las elecciones munici-

pales del 18 de noviembre del 2001, para la cual se utiliza-

ron 172 máquinas de votación que cubrieron un total de

34.098 electores habilitados, equivalentes al 1.5% de la

población electoral. En esta ocasión, técnicos brasileros y

paraguayos con el apoyo de técnicos de la OEA consiguie-

ron adaptar el software a una metodología electoral dife-

rente, en un idioma diferente y con realidades diferentes de

forma armoniosa y con resultados excelentes. De acuerdo

con Ricardo Lesme, el soporte técnico de las urnas lo reali-

zan funcionarios paraguayos a los votantes, además se

han capacitado estudiantes de la Universidad Nacional de

Asunción para ofrecer apoyo, no se hace necesaria la pre-

sencia de técnicos brasileros en este proceso a pesar de su

continua disposición a colaborar.

Los municipios que se escogieron fueron: Asunción,

Lambaré, Fernando de la Mora, Pedro Juan Caballero, San

Antonio, Atyrá y Maciel. Se determinó que esta tecnología

agilizaba y optimizaba el proceso electoral de manera que

le daba mayor fluidez al trabajo de los miembros de mesa,

disminuyó el tiempo de votación por elector, redujo el

tiempo de los escrutinios, dio información de los resulta-

dos en forma rápida y confiable, y además aportó infor-

mación estadística adicional.

El éxito del plan piloto dio inicio a discusiones que deter-

minaron la necesidad de modificar el Código Electoral.

Dichas modificaciones hacen que hoy en día la

implementación de las urnas electrónicas o cualquier otra

herramienta tecnológica pueda llevarse a cabo por el Tribu-

nal Superior de Justicia Electoral, en los procesos electora-

les.

Las elecciones generales de 2003 no quedaron fuera de este

proceso de avances, para ese evento, de nuevo con la cola-

boración de la OEA y del Tribunal Supremo Electoral del

Brasil se realizó ya no un plan piloto, si no el inicio del

programa de voto electrónico que alcanzó el 49% de los

electores con resultados aún más prometedores que los

obtenidos en el año 2001. De esta manera, en las eleccio-

nes generales del 27 de abril de 2003, se logró cubrir el 49%

del país con urnas electrónicas, correspondiendo a 1.298.603

electores en 3.811 mesas electorales. Los municipios selec-

cionados fueron: Asunción, Caacupé, Atyrá, Arroyos y

Esteros, Guairá, Caaguazú, Coronel Oviedo, Caazapá,

Maciel, Encarnación, Carmen del Paraná, Ciudad del Este,

Areguá, Capiatá, Fernando de la Mora, Guarambaré, Itá,

Itauguá, J. A. Saldívar, Lambaré, Limpio, Luque, Mariano

12 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

R. Alonso, Nueva Italia, Ñemby, San Antonio, San Loren-

zo, Villa Elisa, Villeta, Ypacarai, Ypané, Pedro Juan Caba-

llero, y Filadelfia.

En la actualidad, la OEA y el Tribunal Supremo Electoral

de Brasil se encuentran colaborando en un tercer ejercicio

de voto electrónico en Paraguay para las elecciones prima-

rias de los partidos del 2005 y del 2006.

Finalmente, el plan inmediato del Tribunal Superior de

Justicia Electoral paraguaya para las elecciones municipales

del 2006, como lo subraya Ricardo Lesme, es la

implementación del 100% de las mesas electorales del país

con urnas electrónicas. Sin embargo, existen algunas pre-

ocupaciones que se hacen necesarias resolver, como son la

organización por parte de los partidos, tener que hacer

elecciones con urnas para los partidos y que sean estos los

que provean los datos, en este momento algunos de ellos

manejan datos de forma diferente y por ello se hacen nece-

sarias adecuaciones previas que consumen mucho tiempo.

Aspectos tecnológicos de las urnas elec-

trónicas

Tanto en las elecciones del 2001 como en las del 2003 se

utilizaron las urnas modelo 2000 que son placas con

procesador Cyrix de 150 Mhz y 32 MB de Ram, utilizan

como almacenamiento interno un Flash Card de 15 MB

en vez de disco rígido y como externo otro Flash Card de

15 MB además de una disquetera de 1.44 MB 3 ½. Para las

próximas elecciones están probando el modelo original

(1996) de las urnas brasileras que son 386 SX con 2 MB de

Ram y los mismos dispositivos de almacenamiento.

El sistema operativo es el VirtuOS un sistema operativo

Brasilero basado en DOS. Toda la programación está en

C++. Para los datos utilizan Oracle como motor de base

de datos y lo transfieren a la urna montando los datos en

tablas planas como archivos de texto que son utilizados

por los programas en C. Para la lectura de los resultados y

la transmisión usamos programas en C y en Delphi, estos

son ya 100% paraguayos.

En cuanto a la criptografía, la urna tiene una llave desarro-

llada por una universidad en Brasil basada en Sha1 los

datos de los disquetes son enviados encriptados y solo en

la sede central se tiene la llave para decriptarlo. El algoritmo

está basado en curvas elípticas para la llave. Para efectos de

auditoria, el software contiene un log de todas las ocurren-

cias, a la vez que se realizan pruebas de votación dirigidas

para comprobar el comportamiento de las urnas.

Sistemas electrónicos de votación

La tecnología es hoy por hoy un elemento clave y esencial

para la logística de las elecciones a gran escala. Teniendo en

cuenta que hay que respetar el voto universal, libre, igual,

secreto y directo, hay que garantizar la transparencia de los

actos comiciales y hay que agilizar y modernizar el proceso

electoral; la apropiada aplicación de la tecnología en los

procesos electorales permite aumentar la eficiencia admi-

nistrativa, reducir los costos a largo plazo y fortalecer la

transparencia política en dichos procesos.

En el caso de Paraguay, la implementación del programa

de voto electrónico ha contribuido a encontrar mejores

mecanismos que le permiten al elector verificar que su voto

refleje su voluntad. Es así como los adelantos tecnológi-

cos permiten llevar a cabo una contabilización de manera

rápida y eficaz, mediante el voto a través de medios electró-

nicos: computadora o urna electrónica con teclado y/o pan-

talla, además lleva a cabo un recuento automatizado del

voto al momento de ser emitido así como la tecnología

que se aplica en las diferentes etapas del día de los comicios.

Los requisitos fundamentales para evaluar un sistema elec-

trónico de votación son: el voto debe ser secreto y univer-

sal, la elegibilidad, autenticidad e integridad del sistema y

de los votos, la confiabilidad del electorado en la tecnolo-

gía utilizada, la capacidad de auditar el sistema para verificar

su correcta aplicación, y la simplicidad del mismo.

En la actualidad existen dos sistemas de votación: los sis-

temas de emisión remota del voto (voto digital) y los sis-

temas de emisión presencial del voto. El sistema de vota-

ción remota puede realizarse a través del Internet, una com-

putadora personal, un teléfono celular o una televisión

digital. Estos equipos deben estar conectados a una red

que les permite utilizarlos desde sus domicilios o cualquier

lugar y el cual trasmite el voto a una “urna digital remota”

o servidor central. Ahora bien, en el Paraguay no se utiliza

la modalidad de voto por el Internet debido a que el acceso

de los sectores menos favorecidos o alfabetos informáticos

no contarían con acceso a este tipo de sistema, asimismo

existe una mayor posibilidad de coaccionar al votante des-

de un espacio privado, no asegurando la libre emisión del

sufragio. De igual manera los sistemas de seguridad son

altamente vulnerables a ataques externos, no es confiable

en cuanto a la protección de la identidad del elector y no

proporciona los mecanismos necesarios para verificar el

efectivo funcionamiento del sistema y su auditoria.

La emisión presencial del voto indica que el votante debe

trasladarse a los lugares tradicionales de votación donde, a

13Foro de Mejores Prácticas de las Américas

tales fines, puede votar a través de máquinas electrónicas.

Los sistemas presenciales de votación electrónica pueden

clasificarse en dos grandes grupos: (1) los sistemas de Lec-

tura Óptica del Voto (LOV), y (2) los sistemas de Registro

Electrónico Directo del Voto (RED).

a) Los sistemas de Lectura Óptica del Voto (LOV):

son los sistemas que continúan utilizando boletas

electorales como instrumento principal para la emi-

sión del voto. Con los sistemas LOV, un dispositivo

de conteo identifica las boletas y registra los votos,

totalizándolos en la memoria de la máquina. Den-

tro de estos sistemas encontramos los sistemas de

boleta por candidatura (con código de reconocimien-

to), y los sistemas de boleta múltiple y marca ma-

nual.

Los mecanismos utilizados en el sistema de lectura óptica

del voto se encuentran:

Los sistemas por candidatura se caracterizan por

que la identificación del elector se realiza de la forma

manual tradicional, cuentan con una urna electrónica

con lector óptico, boletas especialmente diseñadas

para ser leídas electrónicamente, y una banda o marca

que permite el registro, el recuento y la totalización

electrónica del voto. Antes de quedar depositada en la

urna, la boleta pasa por un dispositivo que totaliza la

información y la envía a los centros de procesamiento

de datos. Durante las elecciones de 1996 y 1997 se

realizaron pruebas piloto de este sistema en distintas

instituciones civiles de la Comunidad Autónoma

Vasca.

En el sistema de boleta múltiple y marca manual se

identifica al elector de manera manual tradicional.

Las boletas son especialmente diseñadas con óvalos

(rectángulos, cuadrados o círculos) que deben ser

rellenados manualmente con la opción del votante.

El tipo de máquina utilizada para el procesamiento

electrónico es una urna que dispone de un escáner

que realiza la lectura del voto en el momento en que

se introduce la boleta. Este sistema fue utilizado en

las elecciones de 1998 en Venezuela cubriendo el

100% del padrón electoral.

b) Los sistemas de Registro Electrónico Directo del

Voto (RED): son los sistemas que utilizan instru-

mentos electrónicos y/o digitales como herramienta

indispensable para la emisión del sufragio. En los

sistemas RED, se debe contar con un teclado o pan-

talla táctil, una tarjeta de banda magnética individual

y lectura en equipo separado, y deben tener una bole-

ta en papel como dispositivo de votación e impre-

sión. Los sistemas RED son:

El sistema de registro del voto en la memoria del

dispositivo de votación tal como la urna brasilera

con teclado numérico. En este sistema el presiden-

te de mesa digita el número de documento del elec-

tor en la micro-terminal y habilita la urna electrónica,

de esta manera el elector emite y registra su voto

mediante un teclado numérico y el mismo es alma-

cenado en la memoria de un microprocesador deno-

minado “flash-card”. Luego el sistema despliega en

la pantalla el nombre del partido, la foto del candida

to y otros datos para que el elector inicie el proceso

digitando un número que corresponde al candidato

de su preferencia y presiona la tecla “CONFIRMA”

para realizar la votación. En los casos en que se dis

pone de una impresora, se emite un ticket como res

paldo documental del sufragio. Este sistema fue uti

lizado en las elecciones del 2002 en Brasil cubriendo el

100% del padrón electoral.

En el sistema de registro electrónico directo con bo-

letas electrónicas, el votante se identifica por medios

tradicionales y recibe una boleta en blanco firmada al

dorso por las autoridades de mesa, a los efectos de

introducirla en la impresora adjunta a la máquina de

votación. El presidente de mesa activa el sistema des

de su terminal y habilita así al elector para emitir su

voto. Luego el sistema despliega las opciones electo

rales en la pantalla, en la cual los candidatos o partidos

políticos figuran con un númerode identificación y el

elector inicia el proceso digitando el número que co-

rresponde al candidatoo partido de su preferencia y

confirma su elección presionando la tecla “VOTAR”.

El elector aguarda la impresión de su “boleta com-

probante”, la pliega sobre si misma y la deposita en

una urna. Este sistema fue implementado en las

elecciones municipales del 2002 en Costa Rica me-

diante una prueba piloto, no vinculante, que contó

con una cobertura del 60% del total de los ciudada-

nos que pudieron optar por el sistema electrónico.

En el sistema de pantalla táctil o touchscreen el pre-

sidente de mesa digita una clave para habilitar la má-

quina e imprime el acta de apertura; puesta a cero.

La identificación del elector se realiza de forma ma-

nual tradicional y recibe una tarjeta chip para habilitar

el uso de la máquina. Las opciones se despliegan en la

pantalla y el elector elige al candidato(s) de su prefe-

rencia, mediante un leve toque en la misma. Confir-

mada su elección, la máquina graba el voto y en los

casos en que se dispone de una impresora, emite un

respaldo documental del sufragio que cae en una urna

interna y, una vez que el elector ha votado, recupera la

tarjeta chip y la deposita en una urna tradicional. Fi-

nalizada la votación, el presidente digita una clave para

cerrar la máquina y transmite vía módem el total de

14 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

votos registrados a un centro de cómputos.Este

sistema fue implementado en las elecciones munici-

pales del Ushuaia que se celebraron en octubre del

2003. Su cobertura fue del 100% del padrón electo-

ral.

El sistema de pantalla táctil o touchscreen con

documento de identidad digital: en la actualidad,

existen diversas variantes del sistema de registro elec-

trónico directo del voto, entre las modernas, se des-

taca el sistema de pantalla táctil o touchscreen como

el utilizado en las elecciones municipales de la Ciu-

dad de Ushuaia en octubre de 2003. Perú realizó

una prueba piloto en las elecciones complementa

rias de julio de 2003 utilizando un sistema touch

screen y con la utilización de un documento digital,

el cual al ser presentado ante las autoridades de mesa,

es escaneado y permite verificar la identidad del elec-

tor para habilitarlo a emitir su voto. El resto de los

procedimientos de votación se realizan de manera

muy similar a los antes mencionados.

En el sistema de registro del voto mediante una tar-

jeta de banda magnética individual y lectura en equi-

po separado: la identificación del elector es manual

y tradicional. Para ello el elector recibe una tarjeta

de banda magnética previamente leída por la má-

quina, la cual esta compuesta por una computadora

tipo PC, una pantalla, un lápiz óptico y un lector de

tarjeta magnética. La urna que se utiliza es similar a

una computadora; contiene 2 lectores de tarjeta mag-

nética; uno para la validación de la tarjeta y otro pa-

ra el registro (grabación) de los votos. Asimismo el

sistema totalizador instalado en el centro de cóm-

putos esta equipado con una unidad de almacena-

miento, un lector de diskette y una impresora. Este

sistema ha sido utilizado en las elecciones munici-

pales y legislativas nacionales en Bélgica en el 2003

y contó con una cobertura del 44% del padrón elec-

toral.

Otras experiencias de voto electrónico en

la región: el Estado de Coahuila, México2

Una interesante experiencia en la región, relacionada con el

voto electrónico, es la del Estado de Coahuila en México.

Según lo explicó Omar Espinoza, Coordinador de Rela-

ciones con Organismos Electorales del Tribunal Electoral

del Poder Judicial de la Federación de México, Counida es

el único Estado que sí lo reglamenta y que tendrá eleccio-

nes locales en Septiembre del presente año, a pesar de que

a nivel Federal no está previsto legalmente el voto electró-

nico.

El sistema de votación electrónica desarrollado por la uni-

dad de informática del Instituto Electoral y de Participa-

ción Ciudadana de Coahuila (IEPCC) es una combinación

del sistema tradicional de votación con innovaciones tec-

nológicas, que tiene por objeto la automatización del pro-

ceso de recepción del voto, para simplificar las tareas de la

jornada electoral.

El sistema de recepción del voto funciona de una manera

sencilla y no requiere de capacitación especializada para el

elector. Su manejo es básicamente mediante el tacto, y cuenta

con elementos audiovisuales que guían al elector a través

de pasos sencillos, para emitir su voto.

La manera de acceder al sistema para emitir el sufragio es

por medio de una tarjeta especial que contiene un código

de acceso, que es generado aleatoriamente y codificado con

un esquema de seguridad que no permite descifrar la in-

formación contenida en ella.

El sistema de recepción del voto (urna electrónica) está

dotado de una pantalla sensible al tacto que permite al

elector, una vez verificado el código de acceso correspon-

diente, acceder a la boleta virtual para que realice con mayor

seguridad y certeza la elección de su preferencia. Una vez

que se realiza la selección, el sistema emite un comproban-

te impreso y almacena la información.

2 www.iepcc.org.mx

15Foro de Mejores Prácticas de las Américas

tiempos de entrega, tramitación, aprobación y rechazo)

sino también para la entrega de información oportuna, la

elaboración automática de los borradores de boletas de

votación y la carga de la información correspondiente en

los equipos que apoyaban procesos de escrutinio automá-

ticos en las mesas de votación (Proyecto Impacta).

Marco institucional

El Tribunal Electoral de Panamá está formado por tres

direcciones principales (1) el Registro Civil, el cual se encar-

ga de dirigir, vigilar y fiscalizar la inscripción de los hechos

vitales, defunciones, naturalización y demás hechos y actos

jurídicos relacionados con el estado civil de las personas,

Antes de 1990, el Tribunal Electoral solo contaba con la

elaboración automatizada del padrón electoral y la captura

y procesamiento de los resultados de los escrutinios una

vez que se recibieran las actas oficiales. A partir de este año

y con una nueva y moderna visión institucional, los ma-

gistrados acordaron la incorporación de nuevas tecnolo-

gías, no solo en sus procesos electorales sino también en

los procesos de las áreas administrativas y de funciona-

miento. Estos procesos han pasado desde el registro in-

terno de las candidaturas aprobadas (1994) hasta intentos

de solicitar a los partidos políticos la entrega de la infor-

mación en medios magnéticos sobre los datos requeridos

de las candidaturas (1999), se desarrolló una aplicación no

solo para la gestión de las candidaturas (mejorando los

La experiencia del Tribunal Electoral de Panamá

Ponente: Gerardo Irimia, Director de Informática

Alcances de la tecnología en la

organización y administración

electoral: postulaciones por

internet

Comparación entre los sistemas

Instrumento Registro del voto Comprobante tangible del sufragio

de votación

Sistema LOV Boletas por candi- Un dispositivo de lector óptico

datura con código identifica las boletas y registra

de reconocimiento los votos

La boleta propiamente dicha

Boleta múltiple y Un dispositivo con un escáner

marca manual efectúa la lectura de las

boletas, registrando los votos

Sistema RED Urna electrónica Registro del voto en la No utiliza boleta electoral.

con teclado memoria del dispositivo de Prevé anexar una impresora a todas las urnas

numérico votación. electrónicas, a los efectos de emitir un ticket.

Pantalla táctil, Registro del voto en y No utiliza boleta electoral.

tarjeta de banda mediante una tarjeta La tarjeta de banda magnética permite contrastar el

magnética magnética individual y lectura escrutinio electrónico con el manual (ya que en ella

individual y en equipo separado se graba la elección efectuada por el votante). Sin

puntero láser (o embargo, en las últimas elecciones realizadas en

lápiz óptico) Bélgica en 2003, se realizó una prueba piloto en la

que se emitió un ticket, como respaldo documental

del sufragio.

Pantalla táctil y Registro del voto en memoria No utiliza boleta electoral.

tarjeta chip propia del dispositivo de El 25% de los dispositivos de votación cuentan

votación. con una impresora interna que emite un ticket

en tanto prueba documental del sufragio.

16 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

(2) la Cedulación que consiste en expedir la cédula de iden-

tidad personal, y (3) la organización electoral de manera

que se garantice la honradez y eficacia del sufragio popular

además de administrar la justicia penal electoral. De acuer-

do con Dinora Moreno, jefe de desarrollo de sistemas

informáticos del Tribunal Electoral, para la gestión de los

procesos electorales el Tribunal Electoral creó una estruc-

tura paralela a la de funcionamiento definida a través de

un Plan General de Elecciones (PLAGEL).

Esta estructura la conforman, un director, un coordinador

general y 29 comisiones de trabajo a las cuales la dirección

de informática a través de la comisión de sistematización

del proceso electoral ha automatizado 14 comisiones den-

tro de un Sistema de Administración de Eventos Electo-

rales (SAEE). Ahora bien, el enfoque para este foro se

concentró en la solución informática que se le brindó a la

comisión de impugnaciones y postulaciones para la

automatización de los procesos relacionados con las

postulaciones en Internet.

Según explica, Ceila Peñalba, licenciada del Tribunal Elec-

toral, el proceso de adecuación al nuevo proceso electróni-

co considerando los aspectos legales y técnicos, tomó

aproximadamente 2 años y fue bien aceptado por la ciuda-

danía, aunque en un inicio no hubo aceptación inmediata

por parte de los partidos políticos. Hubo que realizar va-

rias presentaciones y conversaciones para que aceptaran la

utilización del mismo, se tomaron en cuenta sus sugeren-

cias y en la actualidad, el sistema cuenta con plena acepta-

ción. Durante el período habilitado para las postulaciones,

el 96% de las postulaciones se realizaron utilizando este

sistema.

Aspectos generales sobre el sistema de

información de postulaciones de candida-

tos a puestos de elección popular

El sistema de información de postulaciones de candidatos

políticos a puestos de elección popular del Tribunal Elec-

toral de Panamá fue instaurado para mejorar el trámite de

admisión de las postulaciones a puestos de elección popu-

lar, de manera que facilitara el proceso tanto para el usuario

final, como para el personal de informática involucrado.

Antes de iniciar la utilización de este sistema, las

postulaciones de candidatos se realizaban de manera

semiautomática. Lo manual involucraba la verificación de

toda la documentación de cada candidato incluyendo al-

gunos datos como: edad para el cargo al que se aspira,

circunscripción según el registro electoral, que el candidato

no tuviera delitos electorales, que no fuera funcionario de

la institución y otros requisitos de fondo que por ley son

obligatorios cumplir. La parte automatizada constaba de

un sistema poco robusto que no validaba muchos de los

requisitos que podían ser verificables en la base de datos

del Tribunal Electoral de Panamá. La otra parte del pro-

blema era que el sistema utilizado anteriormente en los

partidos políticos no estaba en red entre sus terminales, ni

con el Tribunal Electoral. Después de verificada la infor-

mación de cada postulación se debía emitir una resolución

de aceptación o de rechazo.

Todo el proceso de admisión o rechazo de una postulación

duraba un periodo aproximado de 30 días consecutivos

(incluyendo sábados, domingos y días feriados); cada

postulación contaba con un máximo de tres días para ser

aceptada o rechazada, de lo contrario el Tribunal Electoral

de Panamá tenía que aceptarla aunque no cumpliera con

los requisitos. En este caso se impugnaba la postulación

y causaba la prolongación del proceso.

La implementación de este sistema permitió la captura de

las postulaciones, las validaciones de los requisitos de fon-

do, la emisión automática de las resoluciones de acepta-

ción o de rechazo, la generación de reportes, se instaló un

sistema en red en cada sede de los partidos políticos con el

Tribunal Electoral de Panamá con la finalidad de que cada

partido político tuviera la oportunidad de digitar sus pro-

pias postulaciones, presentarlas por Internet o

presencialmente a través de memoriales emitidos por el

sistema.

El magistrado Eduardo Valdés subraya que lo más nove-

doso para nosotros fue encontrar un mecanismo confiable

para los partidos políticos que les permitiera hacer sus

postulaciones por internet 24x7 sin usar absolutamente

ni una sola hoja de papel.

En adición, el módulo diseñado les permitía a los parti-

dos validar de inmediato el cumplimiento de los requisi-

tos legales por parte de las personas que postulaban como

candidatos sin tener que esperar un análisis y respuesta

posterior del Tribunal.

El sistema de información de postulaciones de candida-

tos políticos a puestos de elección popular, ha cumplido

con los requerimientos y necesidades del Tribunal Electo-

ral de Panamá, quien exigió un sistema que fuera de utili-

dad para sus usuarios internos y para los partidos políti-

cos del país.

Consideraciones legales en relación a la

aplicación de la tecnología en el proceso

electoral

El proceso de postulaciones de candidatos a puestos de

elección popular fue reglamentado por el decreto No. 29

del 19 de Septiembre de 2003 y los aspectos técnicos con-

cernientes al modo de la presentación de las postulaciones

por Internet en el decreto No. 33 del 4 de Diciembre del

2003.

17Foro de Mejores Prácticas de las Américas

De acuerdo a lo explicado por la licenciada Ceila Peñalba, el

Tribunal Electoral constitucionalmente tiene la facultad de

interpretar y aplicar la Ley Electoral lo cual facilitó el meca-

nismo de implementación de la nueva tecnología a fin de

dar el sustento legal que el procedimiento de presentación

de las postulaciones requiere. De esta manera se dictó el

Decreto 33 de 4 de diciembre de 2003, el mismo que regla-

mentó la presentación de las postulaciones vía Internet.

Descripción del sistema

El sistema es un grupo de programas, rutinas e interfaces

especialmente diseñado para el control automatizado de

las postulaciones a nivel nacional. Este sistema ofrece como

característica fundamental solidez en el diseño, lo cual con-

lleva a un control estricto de la información. Asimismo,

incluye documentación del modelo entidad-relación lo que

ayuda a realizar cambios por mantenimiento rutinario o

por mejoras justificadas, además permite insertar nuevos

módulos sin necesidad de duplicar la información.

La información es almacenada por medio del sistema de

postulaciones en la base de datos, puede ser utilizada por

otros sistemas y programas para generar estadísticos, re-

portes, la boleta de votación, Data Warehouse (DWH)

información requerida por medios de comunicación, con-

sultas de los partidos políticos y candidatos independien-

tes. Toda la información que se acopia en la base de datos

se valida por los procedimientos almacenados y con los

cuales sólo basta digitar el número de cédula de la persona

para obtener sus datos personales. Este procedimiento es

utilizado en las tablas de nacimiento del Registro Civil del

Tribunal Electoral de Panamá.

Se capacita al usuario final para la manipulación del siste-

ma, en aspectos relacionados con la seguridad de la aplica-

ción. El sistema permite la asignación de roles o permisos

por grupos de usuarios con opciones específicas como por

ejemplo: establecer quienes podrán hacer consultas de los

datos a nivel nacional o provincial y quienes podrán captu-

rar los datos.

Para el caso de los partidos políticos, se podrá instalar el

sistema de postulaciones por internet en las sedes de los

partidos de manera que no se requiera una presencia física

por parte del candidato para que pueda presentar su inten-

ción de postulación vía internet, firmada digitalmente (cer-

tificado emitido por el Tribunal Electoral) y con toda la

validez legal. De igual manera, este sistema le permite al

usuario manipular información de los candidatos de los

diferentes partidos políticos constituidos o candidatos in-

dependientes que desean aspirar a un cargo de elección

popular. El sistema permite manipular la información re-

querida, de manera que define si el candidato a postularse

cumple con los requisitos establecidos por la ley.

Con la ayuda de la base de datos, el Tribunal controla la

captura de los datos del candidato que no cumpla con los

requerimientos necesarios para postularse. El sistema cuen-

ta con un módulo interno por el cual los funcionarios del

Tribunal pueden capturar las solicitudes a candidatos de

libre postulación y las postulaciones de los candidatos de

los partidos políticos que traigan sus memoriales a las

diferentes direcciones provinciales de la organización elec-

toral. Para el evento electoral del 2004 se trató de automa-

tizar el proceso de postulaciones para que el proceso de

calificación fuese más rápido y menos traumático y ade-

más para que la boleta de votación fuese más legible.

Según lo explicado por Dinora Moreno, el costo de esta

nueva tecnología se basó en el desarrollo del software y la

compra de equipos (hardware), entre Servidores, Firewall,

líneas de acceso, equipos de comunicación y demás ele-

mentos. La inversión de estos equipos asciende a cerca de

US$ 45,000. En cuanto a programas, aplicaciones y demás

software, el costo fue de aproximadamente $10,000, sin

tener en cuenta el costo de la aplicación de postulación

como tal.

Implementación del sistema de postula-

ciones por internet

Programación: es necesario tener en cuenta el desarrollo

del sistema, el software utilizado, la descripción de los pro-

cedimientos y parte del código fuente que se utiliza en

algunas de las ventanas.

Para el desarrollo e implementación del sistema se

utilizaron software tales como : Power Builder 6.5,

Power Builder 9.0, Sybase 11.5, Artisan 4.02, Windows

Server 2003, Power Designer 6.1, certificado de firma

digital, OpenClient Sybase 11.1.1, Acrobat Reader 5.0

y 6.0, Acrobat Professional 5.0 y 6.0, Cliente de co-

rreo Outlook 2003.

Para la creación de las tablas, procedimientos alma

cenados, triggers y demás objetos de base de datos

se utilizó el Sybase 11.5.1

Sistema operativo de red: el Windows Server 2003 es el

sistema operativo de la red a utilizar en los distintos servi-

dores donde va a estar ubicada la aplicación de

postulaciones, ya que su nivel de seguridad es bueno y lo

último en tecnología Microsoft. A estos servidores nos

conectaremos a través de un servicio de Terminal Server.

Estos servicios de Terminal nos permiten no centralizar

todas las aplicaciones en un servidor.

Herramienta de seguridad: la firma digital es un proce-

dimiento basado en técnicas criptográficas que posibilita la

formalización válida y segura del tráfico comercial y admi-

nistrativo "online".

18 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

Implementación: durante esta etapa se pone en marcha el

sistema desarrollado y se realiza la evaluación del mismo.

Para ello el equipo de capacitación debe acompañar al usua-

rio en todas las pruebas que se realicen antes de entregárse-

lo al usuario. Para la puesta en marcha del sistema desarro-

llado fue necesario recopilar información en tablas a través

de catálogos creados para tales fines, tales como el catálogo

de los motivos de rechazo, el catálogo de tipo de elección, el

catálogo de estado de la candidatura, la tabla de parámetros,

entre otros. Estos catálogos almacenan la información re-

querida por el sistema en la base de datos.

Para la implementación en la red, el Tribunal Electoral cuenta

con una red interna la cual se conecta a todas las oficinas de

la institución a nivel nacional. Esta conectividad se realiza

por frame relay con una topología de estrella. Asimismo se

requiere que las oficinas de los partidos políticos cuenten

con una red interna que tenga acceso al Internet puesto que

estos se conectarán al sistema de postulaciones del Tribu-

nal por medio de un cliente de Terminal Server instalado

en cada máquina. Esto quiere decir que el sistema de

postulaciones no se instalará en ninguna máquina de la

sede de los partidos políticos.

Instalación de la aplicación: el sistema de postulaciones

está instalado en seis servidores localizados en la dirección

nacional de informática del Tribunal Electoral.

Adicionalmente, los servidores deben tener instalado el

Open Client de Sybase para realizar la conexión a la base de

datos. El sistema que utilizarán los partidos políticos esta-

rá instalado de igual forma de manera que en la sede de los

partidos políticos se debe instalar el Cliente de Terminal

Server para poder conectarse al Tribunal Electoral así como

la firma digital y el Acrobat Writer para crear los memoriales

en archivo PDF, los cuales serán firmados y enviados por

correo electrónico a la oficina del director provincial de la

respectiva organización electoral.

Capacitación de usuarios: existen los manuales de los

usuarios del sistema, los cuales son un requisito indispen-

sable para el proceso de capacitación. Se realiza una capaci-

tación nacional a los técnicos del Tribunal y para el proceso

de capacitación de usuarios y directivos de los partidos po-

líticos se realiza una presentación del sistema para la cual se

convocará a cada comisión de informática de los partidos

políticos. Posteriormente se procederá con una capacita-

ción individual en la sede de cada uno de los partidos po-

líticos.

Evaluación: antes de la entrega final del sistema se lleva a

cabo una evaluación del mismo. Para ello, se analizan los

errores detectados que bien pueden ser de diseño y/o de-

sarrollo, así como también, se observa el comportamiento

de las salidas previstas o reportes que a pesar de no tener

errores, no satisfacen a los usuarios.

Beneficios del uso del sistema de postula-

ciones por internet

Registro de candidaturas para los diferentes parti

dos políticos en forma confiable en horas y días no

hábiles (24x7x30).

La captura de información se traslada a los partidos

políticos.

Ahorro de tiempo y esfuerzo en tareas relacionadas

en otras comisiones.

Acceso en línea de candidaturas para el apoyo político

de los partidos.

Eliminación de documentación innecesaria.

Validaciones de las reglas del juego para las

postulaciones sin la intervención humana.

Seguridad en el proceso del envío de los memoriales

de postulación al utilizar la firma digital.

Rapidez en el envío de las postulaciones y contesta-

ción de recibido por parte de los Directores de la Orga-

nización Electoral en cada provincia.

Ahorro de salario en concepto de horas extras y trans-

porte.

Adicionalmente, el módulo diseñado permite a los

partidos validar de inmediato el cumplimiento de

los requisitos legales por parte de las personas que

postulan como candidatos sin tener que esperar un

análisis y respuesta por parte del Tribunal.

Limitaciones del uso del sistema de postu-

laciones por internet

Un partido político que utilice la herramienta desde

su sede, podrá eliminar y consultar una postulación.

Una vez formalizada la postulación ante el Tribunal

no podrá realizar modificaciones desde la sede sino

que deberá dirigirse a las oficinas del Tribunal y so-

licitar cualquier cambio o reclamo de forma escrita.

En el ciclo de uso del sistema de postulaciones que

se instalará en la sede de los partidos políticos, el

partido político deberá dar seguimiento a las publi-

caciones de las postulaciones ya que el Tribunal sólo

se comprometió a implementar el sistema hasta la

fase de presentación de la postulación ante el Tribu-

nal.

Los reclamos de los partidos políticos se deberán

hacer por vías convencionales como notas. Además

para conocer la aceptación de las postulaciones los

partidos políticos deberán comprar el boletín o

accesarlo en la página web del Tribunal Electoral.

El sistema instalado en la sede del partido político

solo podrá acceder la información correspondiente

a sus respectivas postulaciones.

Internamente los usuarios del sistema del Tribunal

19Foro de Mejores Prácticas de las Américas

Electoral no podrán consultar postulaciones que no

sean de su circunscripción provincial, con excepción

de usuarios previamente autorizados.

El sistema no tiene opción para descarga de medios

magnéticos de los datos de las postulaciones, el par-

Incorporación de tecnologías en

los procesos de registro civil

tido político debe usar el sistema propuesto por el

Tribunal para su sede o presentar sus postulaciones

físicamente a través del memorial ante las respectivas

oficinas del Tribunal Electoral.

Hace una década se formuló el plan integral de moderniza-

ción tecnológica de la registraduría, en tres fases, la primera

basada en el Programa de Modernización Tecnológica

(PMT), la segunda en el Programa de Renovación de Do-

cumentos (PRD) y la tercera en la Modernización de los

Procesos Electorales (MPE). Es así como entre 1994 y

1995, el plan fue presentado y aprobado por el Consejo

Nacional de Política Económica y Social (CONPES). El

plan esta consignado en los documentos 2704 y 2887, en

los cuales se considera de vital importancia la identifica-

ción de los colombianos y la aplicación de la justicia.

En 1988 se adquirió la infraestructura para emitir el nuevo

documento de identidad. El nuevo sistema contemplaba

capturar la información por medio de cámaras de video y

scanner, digitalizarla y transmitirla vía módem al compu-

tador central en Bogotá. El 14 de noviembre de 1993 se

expidió la primera cédula de identidad con esta tecnología.

Este documento fue desarrollado en virtud de la primera

fase del Plan de Modernización Tecnológica de la

Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia.

Entre 1995 y 1997 se seleccionó la tecnología para la mo-

dernización de la Registraduría. Dicha selección se llevó a

cabo mediante procesos de licitación internacional que per-

mitieron la convocatoria de las empresas más reconocidas

en el tema de la identificación a las cuales se les valuaron

aspectos técnicos, jurídicos y financieros para su selección.

El contrato se adjudicó a la firma francesa SAGEM S.A.

De esta manera en febrero de 2000 entró en funciona-

miento el PMT (Programa de Modernización Tecnológi-

ca) y su sistema de registro. Se inició la migración de los

archivos del Registro Civil y se adoptaron nuevos formatos

de seriales para el registro. De acuerdo a lo que afirma Juan

Carlos Yepes, el mayor reto que se presenta en este proce-

so de modernización, es el relacionado con la titularidad

del código fuente del programa diseñado para la actualiza-

ción del documento de identidad. Este tema es materia de

extenso debate en la actualidad con los ofertantes.

Consideraciones legales en relación a la

renovación de las cédulas de identidad

La Ley 757 del 25 de julio de 2002 ordenó la renovación de

las cédulas de ciudadanía de todos los colombianos para

antes del 1 de enero de 2006, con fundamento en el proce-

so de modernización tecnológico que adelanta la

Registraduría Nacional del Estado Civil, lo que obliga a

que se de la continuidad necesaria al mismo, ejecutando la

segunda fase según lo previsto en su origen. Esta renova-

ción debe ser sin costo alguno para los ciudadanos, de

conformidad con lo señalado en la Sentencia de la Corte

Constitucional C-511 del 14 de julio de 1999.

Necesidades de ampliación del sistema

para cumplir con la renovación de cédulas

Para el cumplimiento de la citada ley, la Registraduría no

cuenta con la capacidad suficiente para renovar los docu-

mentos de identificación de los colombianos, debido a las

restricciones presupuestales que no permitieron la adquisi-

ción de un mayor número de registros para el Sistema

Automático de Identificación de Huellas (AFIS)3 , ni para

la migración de los archivos físicos de las tarjetas

decadactilares a esta base de datos. Finalmente, no se con-

tó con recursos para actualizar totalmente la base de datos

del registro civil, y para aumentar la capacidad de los canales

de la red de comunicación corporativa.

La experiencia de la Registraduría Nacional del Estado Civil en el mejoramiento del

sistema de identificación y el registro civil en Colombia

Ponente: Juan Carlos Yepes, Secretario General

3 El AFIS permite el almacenamiento de las tarjetas dactilares, clasifica y codifica las huellas digitales automáticamente (extracciónde puntos característicos o Minucia). Asimismo realiza la comparación de los registros de una nueva persona contra todas lastarjetas decadactilares que existan en el sistema y garantiza que una persona sólo existe una vez en la base de datos y que, por lotanto, posee una sola identidad.

20 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

En la actualidad existen tres tipos diferentes de cédulas de

ciudadanía para los colombianos mayores de 18 años: Una,

laminada, expedida desde 1952 a 1993, que no brinda nin-

guna seguridad frente a la falsificación. La segunda, inter-

media, tipo tarjeta, expedida desde 1993 hasta el 2000, que

tampoco brinda seguridad; y la tercera, de última genera-

ción, expedida desde mayo del 2000 hasta la fecha, la cual

reúne los niveles de seguridad requeridos. Es importante

resaltar que estos tres documentos mencionados anterior-

mente se encuentran vigentes y son válidamente aceptados

para la identificación en todos los asuntos legales de los

ciudadanos incluyendo las elecciones.

Uno de los asuntos que causó mayor interés entre los

participantes, fue la coexistencia de 3 documentos de ciu-

dadanía distintos y las dificultades que pueden o han pro-

vocado en materia de elecciones. A lo cual, Juan Carlos

Yepes aclaró que, en efecto se han presentado dificultades

por los intentos de fraude detectados con los dos docu-

mentos anteriores, pues carecen de sistemas de seguridad

apropiados como el código de barras, y una huella dactilar

sistematizada. Aunque los delitos electorales involucran

elementos que van mas allá de la propia identificación.

Tipos de cédulas de ciudadanía

Inventario del registro civil

Desde 1952 la Registraduría Nacional del Estado Civil ha

expedido 33.495.870 cédulas de ciudadanía de las cuales se

han dado de baja 3.142.452, por ende, se encuentran vi-

gentes y en circulación un total de 30.353.418. Como quie-

ra que, a la fecha se han expedido 7.9 millones de cédulas

en el formato de última generación, existen 22.5 millones

de los dos primeros formatos que son fáciles de falsificar y

que no permiten cotejar mediante sistema automático que

el portador del documento sea el titular de la misma.

Existen 4 bases de datos no compatibles entre sí como

son el AFIS civil, que contiene 7.900.000 registros de cédu-

las, la Rockola o sistema Prometeo, que contiene la infor-

mación de 7 millones de ciudadanos aproximadamente, el

Archivo Nacional de Identificación (ANI) en donde se

encuentra la información biográfica de todos los colom-

bianos, y el archivo manual, compuesto por 30 millones

de tarjetas físicas decadactilares, que son el soporte de las

cédulas laminadas expedidas desde 1952 a 1993.

En la actualidad, la Registraduría debe capturar la informa-

ción biográfica y tomar las huellas del ciudadano que soli-

cita la expedición de una cédula de ciudadanía en las ofici-

nas a nivel municipal -1098-, para posteriormente realizar

la verificación o identificación consultando en el AFIS, para

el cotejo de las huellas.

Organización del registro civil

Actualmente esta nueva tecnología se utiliza en 940 ofici-

nas de la Registraduría Nacional, para la expedición de Re-

gistros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, con

sus respectivas certificaciones, tarjetas de identidad, y se

prepara el material para la expedición de cédulas de ciuda-

danía con la instalación de 37 centros de acopio en todo el

País. Asimismo, en oficinas centrales – Dirección Nacional

de Identificación, a través de los sistemas implantados, se

realizan los procedimientos para la recepción, validación e

impresión de las cédulas de ciudadanía que han sido pre-

viamente acopiadas. La Dirección Nacional de Registro

Civil cuenta con una gran base de datos la cual contiene

tanto registros civiles expedidos por el nuevo sistema, como

aquellos que fueron emitidos por los anteriores incluyen-

do la información de notarías.

El proceso de validación se hace a través de una tecnología

propietaria, conformada por una base de datos y algoritmos

de validación llamados AFIS. La base de datos y algoritmos

de validación AFIS son utilizados por otras instituciones

nacionales tales como el Departamento Administrativo de

Seguridad (DAS) y la Fiscalía General de la Nación para

intercambiar información y facilitar el cumplimiento de las

funciones de éstas entidades.

Características técnicas del proyecto:

El Registro Civil en Colombia se desarrolla bajo las si-

guientes características técnicas:

Nuevo sistema de arquitectura abierta que permite

interacción con otros sistemas.

1 sitio central que concentra la información de regis-

tros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción

300 oficinas municipales on-line con el sitio central

(Bogotá).

640 oficinas municipales off-line.

152 oficinas no informatizadas.

La información de la oficina off-line se envía en dis-

quete a la oficina PN-LINE más cercana.

Las oficinas no informatizadas envían copia de los

documentos a las oficinas on-line u off-line más cer-

canas para su grabación.

21Foro de Mejores Prácticas de las Américas

Sistema de Base de Datos Relacional SYBASE,

interfase gráfica C++.

Sistema GED para almacenamiento de imágenes de

registros civiles que permite búsqueda e impresión

por diferentes parámetros.

Inversión y costos de la nueva tecnología

El costo de la cedula de identidad es de US$15 aproxima-

damente. En la legislación colombiana se establece que la

cedulación por primera vez es gratuita para el usuario. Las

copias del documento de Registro Civil se expiden en

Notarías o en la Registraduría Nacional a un costo aproxi-

mado de US$2,5 dólares (5.000 pesos colombianos).

Beneficios del nuevo sistema de identifica-

ción ciudadana

En lo referente a aspectos electorales, facilita proce-

sos electorales ágiles, confiables y transparentes.

Además contribuye a la depuración del censo elec-

toral.

En aspectos relacionados con la seguridad y justi-

cia del estado, posibilidad de validación de plena iden-

tidad de criminales y de las víctimas de delitos.

Contribuye a la emisión de pasaportes y control mi-

gratorio y facilita el control de población carcelaria

y el porte de armas.

En el sector financiero asiste en el control de movi-

mientos financieros.

En el área comercial, contribuye a la eliminación de

pagos fraudulentos mediante falsas identidades.

En el notariado y registro se controla la identidad en

todas las transacciones realizadas y de la producción.

En la seguridad social asiste en el control efectivo al-

pago de pensiones, en la prestación de servicios de

salud y en el control para la correcta asignación de

subsidios.

Entre los beneficios institucionales encontramos:

- Existencia de una base de datos única y confiable

con la información actualizada de toda la pobla-

ción.

- El Estado colombiano puede aprovechar la in-

formación de sus bases de datos.

- Posibilidad de Intercambio de información con

los diferentes organismos del Estado.

- Garantía sobre la plena identidad de todos los ciu-

dadanos.

- Autenticación del ciudadano mediante el uso de

recursos tecnológicos existentes para la confron-

tación y validación del documento contra la iden-

tidad del portador.

- Mejoramiento del servicio de identificación y re-

- gistro civil.

Resultados de la primera fase del Programa

de Modernización Tecnológica (PMT)

La tecnología comenzó a operar en el año 2000, y se utiliza

para la expedición de registros civiles de nacimiento, matri-

monio y defunción, con sus respectivas certificaciones, tar-

jetas de identidad, y para la preparación del material de

soporte en la producción de las cédulas de ciudadanía. En

las oficinas centrales, se realizan de manera automatizada

los procedimientos de recepción y fabricación de las cédulas

de ciudadanía.

El sistema está diseñado para asignar un Número Único

de Identificación Personal (NUIP) que acompaña a la per-

sona durante toda su vida en los diferentes documentos

que se le expiden: registro civil, tarjeta de identidad y cédula

de ciudadanía. Se adquirió un sistema de clasificación y ar-

chivo automático de huellas dactilares AFIS, el cual consis-

te en equipos y software especializados que permiten la

verificación automática de la identidad de las personas a

través de la comparación de sus huellas dactilares y su alma-

cenamiento. Este sistema asegura que a una misma perso-

na no se le otorgue otra cédula con diferente identidad, por

lo cual, es posible que cualquier individuo solicite, pregun-

te o recoja, un certificado de nacimiento así no sea el pro-

pio, con un único trozo de información biométrica inclui-

do en el certificado que es la pisada del niño.

El AFIS se adquirió sólo para 10 millones de registros de

identidad de personas y realiza 12 mil transacciones de va-

lidación o comparación de identidades por día. La fábrica

instalada en Bogotá tiene una capacidad de impresión de

20 mil documentos de identificación por cada 8 horas, con

óptimos estándares de seguridad y calidad. De otra parte,

para el funcionamiento de este sistema tecnológico, se han

capacitado 80 ingenieros y 1200 administradores y opera-

dores de la Entidad.

El sistema AFIS de la Registraduría Nacional del Estado

Civil es abierto, en la medida en que posibilita la interco-

nexión y consulta con otros sistemas y por otros usuarios.

Cumple con los estándares internacionales establecidos para

tal efecto, ANSI/NIST, y se conecta con los actuales siste-

mas AFIS del Estado Colombiano y los sistemas de ante-

cedentes judiciales SIFDAS del DAS y Evidentix de la Fis-

calía, facilitando el acceso de los datos a estos organismos

del Estado, así como a la DIJIN y a Medicina Legal. La

tecnología utilizada por Colombia en materia de identifica-

ción es segura, rápida y de óptima calidad, se utiliza por

22 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

organismos internacionales de investigación como, por

ejemplo, la INTERPOL y el FBI.

La Registraduría Nacional del Estado Civil, como entidad

del Estado, es responsable de la identificación, es el único

propietario de las bases de datos que conforman el sistema

y tiene el monopolio de la consulta y uso de la información

de la identidad de los colombianos que se encuentran en

las mismas. La utilización de cualquier forma de estos da-

tos es regulada, autorizada y suministrada conforme a las

normas vigentes en esta materia por la entidad.

La inversión inicial de PMT asciende a 128.617.200.000 en

pesos colombianos, lo cual equivale aproximadamente a

US$61 millones invertidos en tecnología, y el resto en

insumos, comunicaciones y servicios principalmente.

El documento actual garantiza la plena identidad del ciuda-

dano, está fabricado con insumos especializados, cumple

con estándares internacionales de diseño, seguridad y

normatividad ISO. El documento cuenta con pruebas de

calidad y concepto de organismos de investigación y segu-

ridad del Estado, según los cuales concluyen que es difícil-

mente falsificable. Asimismo, incluye un código de barras

bidimensional con la información del ciudadano, tanto bio-

gráfica como su huella dactilar, que permite confrontar y

validar la identificación del poseedor con la del titular del

documento directamente o mediante el uso de recursos

tecnológicos (lectores de huellas).

La segunda fase del Programa de Moder-

nización Tecnológica (PMT)

Las actividades correspondientes a la segunda fase del PMT

comprenden la digitalización y grabación de los archivos

físicos decadactilares; la reseña o toma de huellas de 30

millones de colombianos; la captura en vivo de esta infor-

mación mediante equipos electrónicos, la ampliación del

AFIS a 40 millones de registros; el fortalecimiento de la

infraestructura de producción o fabricación de las cédulas,

de los registros civiles y de las nuevas tarjetas de identidad

para los menores; conexión de nuevas oficinas

informatizadas, actualización de las bases de datos, ajustes

al registro civil, y la producción de aproximadamente 30

millones de documentos renovados.

Las ventajas de esta nueva cédula es que es un documento

único y seguro. Su actualización y sistematización total de

los datos reposa en la Registraduría, además de que logra

una mayor satisfacción ciudadana por el mejoramiento del

servicio de identificación. Por lo tanto, el proyecto no es

sólo un tema de modernización de la Registraduría Nacio-

nal del Estado Civil, sino un asunto de seguridad y defensa

nacional.

23Foro de Mejores Prácticas de las Américas

Las experiencias compartidas a través de las discusiones en línea del Foro, pusieron de manifiesto que las tecnologías de

información y comunicación aplicadas a los procesos electorales, optimizan la toma de decisiones, contribuyen a la

legitimidad y transparencia de los mismos y fortalecen la democracia en la región.

Por otra parte, la cooperación horizontal, a través de intercambios de prácticas consolidadas y asesorías técnicas, constituye

una herramienta clave en el proceso de modernización de los procedimientos electorales. Sin embargo, se hace necesaria

una definición clara de las necesidades y características particulares de cada país y cada proceso electoral.

Se destacó además, que uno de los grandes desafíos es no limitar la introducción de nuevas tecnologías solo al voto

electrónico. Como se presentó en el Foro, existen además otros temas que deben ser considerados durante el proceso

electoral como la gestión de los procesos de postulación de candidatos a puestos de elección popular, la modernización

del registro electoral, la identificación ciudadana y la mejora del registro civil.

Finalmente, con el objetivo de garantizar la continuidad de los procesos de modernización electoral, es necesaria la

aceptación y participación de todos los actores relacionados con el tema, así como la comprensión y el convencimiento

acerca de la utilidad de la implementación de nuevas tecnologías.

Conclusión

24 Foro de Mejores Prácticas de las Américas

Documentos de referencia

Presentaciones

- El voto electrónico.

Manuales

- Local Issues Forum Guidebook.

Otros

- Acuerdo de cooperación entre el Tribunal

Supremo Electoral del Ecuador y la Secreta-

ría General de la OEA para un plan piloto

de voto electrónico.

- Conclusions of the II Inter-American

Meeting on Electoral Technology.

- E-govamericas Newsletter.

- Informe de nuevas iniciativas en Argentina.

- Informe preliminar de Argentina.

- Inter-American Electoral Technology

Program.

- Programa Interamericano de Tecnología

Electoral (PITE).

- Plan piloto de Ecuador.

- Noticias de voto electrónico.

- Voting Over the Internet Report.

Tribunal Superior de Justicia de Paraguay

- Justicia Electoral de la República de Paraguay.

Tribunal Electoral de Panamá

- Decreto de postulación por Internet.

- Descripción del proceso de postulación por Internet.

- Manual de postulación interno y externo.

- Comicios electorales 2004: casos de uso y flujo.

- Sistema de información de postulación de candida-

tos políticos a elecciones populares.

Registraduría Nacional del Estado Civil

- Decreto 1260 de 1970.

- Sistema de identificación y registro civil en Colombia.

- Proyecto: Ampliación de la producción de los

sistemas de identificación y registro civil, PMT, de la

- Registraduría Nacional del Estado Civil.

- Proceso electoral Colombiano: aplicación de nuevas

tecnologías.

25Best Practices Forum of the Americas

Some countries have adopted technological alternatives suited to their particular situation and for this

purpose they have developed diverse measures for the effective incorporation of efficient technological solutions.

In other cases, this type of technology is not yet among the immediate priorities, but this does not mean that

they will not be incorporated in the future. Lastly, certain local characteristics in some countries constitute

important obstacles for their incorporation, taking into account the adequate performance on current manual

voting processes.

Another noteworthy aspect is the incorporation of new technologies into the different components of the

electoral process, which is intimately related to the need of solving concrete problems that current technology

cannot resolve efficiently. In other cases, their incorporation relates to the search for improved organizational,

managerial and legal performance that contributes to an increase in the quality of administered and controlled

electoral processes.

From the conclusions of the Third Inter-American Meeting on Electoral Technologies

Bogota, Colombia, April 6 and 7, 2005

26 Best Practices Forum of the Americas

27Best Practices Forum of the Americas

Resumen EjecutivoExecutive SummaryExecutive Summary

The sustained development of a political culture in Latin America and the strength of the democratic institutions are

the basis for the current status and continuity of its democratic system. Therefore, the Organization of American States

(OAS) promotes initiatives aimed at strengthening institutions, values and democratic practices in the Western hemisphere.

It is in this spirit that the electoral area of the Department for the Promotion of Democracy of the Secretariat for

Political Affairs accepted the invitation made by the Executive Secretariat for Integral Development (SEDI), through its

Innovations and Partnerships Program, for the joint organization of the fifth edition of the Best Practices Forum of

the Americas on the incorporation of new technologies in electoral processes.

The main objective of the Forum is to promote the interaction and discussion between electoral authorities and the

technical personnel of electoral bodies in the OAS’s Member States, to offer them, through on-line discussions, an

opportunity to share consolidated practices and lessons learned with other countries.

Based on the OAS’s experience in various electoral processes, it is safe to say that even though many countries have made

important advances in the legitimization and optimization of their electoral processes, these advances have been costly

and face problems of human and technological resources that can guarantee simplification, modernization and cost

reductions.

In this edition of the Forum, three specific issues were selected for discussion during the on-line sessions: adapting

electronic voting through horizontal cooperation, presented by Ricardo Lesme, Director of Informatics of Paraguay’s

Superior Tribunal of Electoral Justice; the organizational and administrative reach of technology in electoral processes,

presented by Gerardo Irimia, Director of Informatics at Panama’s Electoral Tribunal; and, the incorporation of technology

in civil registry processes, presented by Juan Carlos Yepes, Secretary General of Colombia’s National Civil Registry.

The information presented by the participants in their video presentations, the supporting documentation for the

Forum, and the on-line sessions (Paraguay, July 6; Panama, July 13; and, Colombia, July 20, all in 2005) were taken into

consideration in the preparation of this report.

Some of the more relevant comments and recommendations of the Forum were:

During the three on-line sessions, the importance of an adequate sensitization of the citizenry was discussed.

This included increased information and citizen participation. The participants of the electoral process have to

be sure that their opinions and needs will be taken into consideration.

The modernization of electoral processes allows for a reduction in the number of fraudulent electoral practices,

thus helping to consolidate a democratic exercise.

The introduction of new technologies in the democratic process supposes a great investment of financial and

human resources during the first implementation stages but reduces the cost of the elections in the long term.

The electoral authorities together with the political parties have the important task of training both their

officials and the electorate in innovative issues, such as optimization and transparency in electoral processes.

The gradual incorporation of technologies in electoral processes must be accompanied by an appropriate legal

framework that fosters the rapid adoption of new technologies.

28 Best Practices Forum of the Americas

29Best Practices Forum of the Americas

The General Assembly of the Organization of American

States (OAS), the mandates from the Summit of the

Americas held in Quebec, Canada in 2001, as well as the

Interamerican Democratic Charter, have clearly identified

transparent and participative electoral processes as a priority

for the consolidation of democracy in the region. This

constitutes the immediate means that individuals have to

participate and legitimize their opinions and political

choices as a duty of their rights as citizens.

In this sense, and to strengthen representative democracy

through free, just and periodic elections, the countries of

the Hemisphere have been developing important

mechanisms for consolidating and improving their

democratic processes and institutional strengthening.

It is especially significant to highlight the efforts made to

promote new technologies and electoral practices through

the exchange of consolidated practices and lessons learned

among different electoral authorities in the region. This

objective must be achieved on the bases of horizontal

cooperation and mutual respect among the organizations

involved.

Through professional consulting and technical assistance,

the Secretariat for Political Affairs of the OAS’s General

Secretariat executes the mandates related to electoral issues

stemming from the Summits of the Americas and the

Organization’s General Assemblies.

Under this framework, the electoral area of the Department

for the Promotion of Democracy works with and executes

programs that stimulate and promote the study of new

technologies and practices with the purpose of fostering

the interest and commitment of different electoral

authorities to exchange and share their achievements on

the organization of elections.

The OAS experiences, both from its technical assistance

activities and the electoral observer missions, point to the

conclusion that the region’s countries have made significant

advances in their institutional capabilities to hold elections.

Nevertheless, in most cases they still are very costly and

face human and technological capacity problems. Because

of this, it is necessary to work on the optimization,

simplification, modernization and cost reduction of the

electoral processes in the Hemisphere.

However, many Member States have achieved high levels

of professionalism in the planning and management of

electoral processes through reciprocal professional and

technical assistance projects. Advances in some countries

have been made in promoting the installation and use of

state-of-the-art electoral technology while in others work

has been conducted in legislative and organizational

comparisons to optimize the application of legal

instruments and the structure and operation of electoral

bodies.

Introduction

The OAS and the Incorporation of

the New Technologies in Electoral

Processes

1 Moisés Benamor, Senior Specialist, Electoral Area, Department for the Promotion of Democracy, Secretariat for PoliticalAffairs, Organization of American States.

Because of its neutrality and transparency, as well as its

capacity for assistance in electoral issues, the

Organization of American States is the ideal forum

for the design, development and coordination of these

kinds of initiatives. Their implementation corresponds

to the OAS spirit of regional cooperation and, more

specifically, to one of the strategic objectives of the

Secretariat for Political Affairs: “to promote the exchange

of electoral democracy information and experiences

among the region’s institutions and experts”.

30 Best Practices Forum of the Americas

In this sense, the first step has been taken through the

execution of horizontal technical cooperation project with

Brazil, Panama and Paraguay, with whom the OAS is

working to set the basis for specific cooperation projects in

matters related to the strengthening and modernization

of electoral institutions and processes.

In addition, through two significant tools, the Inter-

American Network of Electoral Technology (RITE) and

the Inter-American Meetings in Electoral Technology, it

has been possible to create a space for the dialogue, analysis

and feedback between experts, electoral authorities and

technology providers. Both initiatives respectively make

up and convoke the electoral authorities from Argentina,

Bolivia, Brazil, Canada, Chile, Colombia, Costa Rica, the

Dominican Republic, Ecuador, El Salvador, Guatemala,

Honduras, Mexico, Nicaragua, Panama, Paraguay, Peru, the

United States, Uruguay and Venezuela.

The main objectives of both initiatives are:

Promote horizontal cooperation and knowledge

of best practices and successful experiences in e-

lectoral issues in order to generate an effective ex-

change of practices and technologies that increase

citizenship participation in electoral processes,

including voter education, the modernization and

simplification of electoral registries, and voting

and scrutiny procedures.

Raise awareness of the reach and content of the

horizontal cooperation initiatives promoted by

the OAS through its Interamerican Program of

Electoral Technology, particularly in issues related

to digitization of voting procedures and to elec-

toral organization and management in general.

Through the OAS hemispheric action, have an

impact in the exchange of knowledge, practices

and experiences among different local electoral

authorities, placing special emphasis, not only on

new electoral technologies, methods and tools

currently available, but also in general organization

and management issues.

Have an updated inventory of electoral technology

and horizontal cooperation products and services

developed by different electoral authorities.

The new National Constitution of the Republic of Para-

guay was passed in 1992, through which the Superior Tri-

bunal of Electoral Justice was created as the institution in

charge of the country’s electoral matters. The 1993 gene-

ral elections were the first to be supervised by this

organization. Subsequently in 1995, Law 635 was passed

defining the responsibilities of the Tribunal and assigning

it the double function of organizing and judging all elec-

toral activities in the country.

In 1996, due to a series of problems with the electoral

registry and in light of the pending municipal elections,

Law 772 was approved which, in effect, cancelled the existing

registry and charged the electoral justice with the task of

creating a new one in a period of four months. In addition

to the elections themselves, this entailed all voting age

citizens to re-register. For this new electoral registry, which

totaled 1,817,353 voters, a digital system was used based

on hand filled forms. It was the first of its kind in both

size and security features. The registry had a 99% consistency

rate and it still is the country’s most reliable database. That

same year the Paraguayan Electoral Code was sanctioned

(Law 834/96).

From its inception, the Superior Tribunal of Electoral

Justice has characterized itself by constantly searching for

new technologies that facilitate electoral processes and help

guarantee the impartiality of elections, thus offering a

faster, more secure and efficient service. The evolution of

the legal framework and the necessary reform process has

not been undertaken by the Superior Tribunal of Electoral

Justice since it is not a parliamentary initiative. Instead, as

mentioned by Ricardo Lesme, the necessary legal reforms

have been passed through the political parties represented

in Congress.

In the 1998 general elections, the electoral registry increased

to 2,049,449 and for the first time, verification and scrutiny

Adapting Electronic Vote

Through Horizontal CooperationThe experience of Paraguay’s Superior Tribunal of Electoral Justice

Presenter: Ricardo Lesme, Director of Informatics.

The most important achievement of these initiatives is

that they have enabled an analytical discussion of the

current electoral regimes to take place, particularly in

matters related to the organization of electoral processes.

31Best Practices Forum of the Americas

procedures were conducted by the 10 Regional Electoral

Tribunals of the Superior Tribunal of Electoral Justice.

This was also the first time that the official results were

published in just three days after the day of the elections.

The murder of the country’s Vice-president in 2000, forced

the Superior Tribunal of Electoral Justice to hold a non-

scheduled election to choose a successor. In this occasion,

a system for the Transmission of Provisional Electoral

Results (TREP) was tried so that the election’s results could

be quickly published. In this case, 85% of the data was

presented to the Paraguayan people at 9:00 pm when the

difference between the 1st and 2nd places was less than

1%. Finally, once the scrutiny process was completed this

difference was accepted and neither candidate presented a

complaint. The success of this initiative further reinforced

Paraguay’s Superior Tribunal of Electoral Justice efforts to

introduce technological applications in electoral processes.

In 2001, under the framework of the OAS’s horizontal

cooperation and based on Paraguay’s previous attempts

of digitizing elections, the electoral authorities of Brazil

began to share its experiences in electronic voting technology

with Paraguay’s Superior Tribunal of Electoral Justice.

Electronic voting in Paraguay began with a pilot experience

in the municipal elections of November 18, 2001 for which

172 ballots enabled 34,098 citizens to cast their vote

(equivalent to 1.5% of the electoral population). In this

occasion, Brazilian and Paraguayan technicians, with the

support of OAS personnel, managed to successfully adapt

the software to a different electoral methodology, language

and context. According to Ricardo Lesme, technical

support in the ballot boxes was given by Paraguayan

officials. In addition, students from the National University

of Asunción were also trained for this purpose making

the presence of Brazilian technicians not necessary, despite

their willingness to collaborate.

The selected municipalities for this pilot experience were

Lambaré, Fernando de la Mora, Pedro Juan Caballero, San

Antonio, Atyrá and Maciel. It was concluded that this

technology optimized and made the electoral process more

efficient, reduced voting and verification times, provided

results information in a timely and reliable manner, and

also contributed additional statistics.

The success of the plan prompted discussions that made

clear the need to amend the Paraguayan Electoral Code.

These amendments make it possible for the Superior Tri-

bunal of Electoral Justice to implement electronic ballots

and apply any other technological tool in electoral processes.

The general elections of April 27, 2003 were not left out

of these advances, with the collaboration of the OAS and

Brazil’s Superior Electoral Tribunal; Paraguay’s Superior

Tribunal of Electoral Justice developed an electronic voting

program, which began with even more encouraging results

than those achieved in 2001. This time 1,298,603 voters

or 49% of the electorate was reached through electronic

ballot boxes in 3,811 voting stations. The selected

municipalities were: Asunción, Caacupé, Atyrá, Arroyos y

Esteros, Guairá, Caaguazú, Coronel Oviedo, Caazapá,

Maciel, Encarnación, Carmen del Paraná, Ciudad del Este,

Areguá, Capiatá, Fernando de la Mora, Guarambaré, Itá,

Itauguá, J. A. Saldívar, Lambaré, Limpio, Luque, Mariano

R. Alonso, Nueva Italia, Ñemby, San Antonio, San Lo-

renzo, Villa Elisa, Villeta, Ypacarai, Ypané, Pedro Juan

Caballero, and Filadelfia.

The OAS and Brazil’s Superior Electoral Tribunal are

collaborating for a third time in Paraguay’s electronic voting

process for the 2005 and 2006 primary elections.

Finally, as noted by Ricardo Lesme, the immediate plan

of Paraguay’s Superior Tribunal of Electoral Justice is to

implement electronic ballot boxes in 100% of the country’s

voting stations. Some organizational concerns, such as

the different ways in which the political parties handle

information that result in time consuming adjustments

remain to be worked out.

Technological aspects of electronic ballot

boxes

In both the 2001 and 2003 elections, the 2000 model of

the electronic ballot boxes was used. It has a 150MHz

Cyrex processor, 32 MB Ram and a 15MB Flash Card for

internal storage instead of a hard drive. For external

storage, in addition to a 1.44 MB 3½ drive, the boxes

have a 15 MB Flash Card. For the next elections, the

original Brazilian model (1996) is being tested; it has 386

SX with 2MB Ram and the same storage features.

The operative system is a Brazilian DOS based system

called VirtuOS and all programming is in C++. An Oracle

engine is used for managing the data base, which is then

transferred to the ballot boxes as tables in text documents

that are used by the C programs. For reading and

transmitting the results C and Delphi programs are used.

These latter ones have been totally developed by Paraguay.

As far as encryption is concerned the ballots have a Sha1-

based key developed by a Brazilian university that is used

to encode the data containing discs that can only be

decoded in the central offices where the decryption key is

located. The key’s algorithm is based on elliptical curves.

For auditing effects, the software contains a log of all

occurrences and it also conducts directed voting tests to

verify the ballots performance.

32 Best Practices Forum of the Americas

Electronic voting systems

Nowadays technology represents a key and essential element

in the logistics of large scale elections. Because of the right

for a universal, free, equal, secret and direct vote, the

transparency of the elections must be guaranteed and the

electoral process itself must be modernized. Adequate

application of technology in electoral processes increases

administrative efficiency, reduces costs in the long-run, and,

strengthens political transparency.

In Paraguay’s case, the implementation of the electronic

voting program has contributed to find better mechanisms

for the voter to verify his or her vote. Voting through

electronic means (computer or electronic ballots with

keyboard and/or screen), makes it possible to conduct a

quick and efficient counting. In addition, it conducts an

automatic recount at the moment the votes are being cast.

Thus, technology is being applied in different stages of

the voting process.

The fundamental requirements to evaluate an electronic

voting system are a universal and secret vote; its eligibility,

authenticity and integrity; the trust the voters have in it;

the capability to audit the system to verify its correct

application; and its simplicity.

Two voting systems are currently in use: remote (digital)

and in person. Remote voting is accomplished through

the Internet with a personal computer, a cellular phone or

a digital television. This hardware must be connected to a

network so that it can be used from homes or any other

location which sends the vote to a “remote digital ballot

box” or central server. However, in Paraguay the remote

digital voting system is not currently used because

technologically illiterate or underprivileged sectors would

not have access to it. It is also more likely to experience

coercion thus not ensuring a free vote. In the same way,

security systems are highly vulnerable to external attacks

and it is also not reliable as to the identity of the voter nor

does it provide the necessary mechanisms to verify the

system’s effectiveness or audit.

For casting a vote, the voter must go to the traditional

voting locales where he or she may vote through electronic

hardware. This type of voting option may be classified

into two main groups: (1) Optic Reading Voting Systems

(LOV), and (2) Direct Voting Electronic Registry (RED).

a) Optic Reading Voting Systems (LOV): These

are systems that continue to use electoral forms

or tickets as the main instrument for casting a

vote. With LOV systems,a counting mechanism

identifies the forms and registers the votes, sen-

ding the totals to the machine’s memory. Candidate

ticket (with identification codes), multiple forms

and manual scoring systems are part of this group.

The mechanisms used in LOV systems include:

Candidacy systems in which the identification of

the voter is done in the traditional manner, an

electronic ballot box with an optic reader. The

ballots are especially designed to electronically read

a strip that is used for the votes registry, recount

and totaling. Before the ballot is deposited in the

box it passes through a feature that adds up the

information and sends it to the data processing

centers. In the 1996 and 1997 elections pilot testing

of this system was conducted by different civil

institutions in the Autonomous Basque

Community.

In the multiple forms and manual systems, the

voter is manually identified. The ballots are

especially designed with ovals (rectangles, squares

or circles) that must be filled out by hand. The

machine used for the electronic processing is a ballot

box with a scanner that reads the information as

the ballot is introduced. This system was used in

the Venezuelan 1998 elections in 100% of the elec

toral registry.

b) Direct Voting Electronic Registry (RED): This is a

system that uses electronic and/or digital tools as

indispensable elements when the voter casts his/

her vote. RED systems must have a keyboard or a

touch-screen, a magnetic card and a separate

mechanism with which to read it, and a paper ballot

for printing. The RED systems are:

The ballot box memory voter registration system

is just like the Brazilian numeric keyboard. In this

system the president of the voting station inputs

the voter’s identification number in the micro-ter

minal and enables the electronic ballot. Then the

voter casts and registers his/her vote through a

numeric keyboard, which is stored in a “flash card”.

The system displays the political Party’s name, the

candidate’s picture and other useful data. The voter

then begins the process by inputting a number

that matches the candidate of his/her preference

and pressing the “CONFIRM” key. In the cases in

which a printer is available, a record is printed as a

back-up. This system was used in Brazil’s 2002

elections covering 100% of the voter registry.

In the direct vote electronic registration system

with electronic ballots, the voter’s identity is verified

through traditional means and he/she receives a

33Best Practices Forum of the Americas

blank ballot signed on the back by the voting

station’s authorities to be fed to the ballot’s printer.

From his/her terminal the station’s president then

activates the system to begin the voting process.

From here the system displays the candidates on a

screen and the voter begins the process by inputting

the number that corresponds to the candidate or

party of his/her preference and confirms the

selection by pressing “VOTE”. The voter then

receives a print out of his/her vote, verifies it and

then deposits it in the ballot box. This system

was implemented as a pilot Costa Rica’s 2002

elections encompassing 60% of the electorate.

In the touch-screen system, the president of the

voting station inputs a code to activate the machine

and prints an opening Act in zeros. The voter’s

identification is conducted in the traditional manner

and he/she receives a chip-card that enables the

use of the machine. The options are displayed on

the screen and the voter then selects the candidate(s)

of his/her preference by touching the screen. Once

the selection is confirmed, the machine stores the

vote. In the cases in which a printer is available, a

record is printed as a back-up that goes to an internal

ballot box. After the voter is finished, the chip is

retrieved and deposited in the traditional ballot

box. When this process is finished, the president

inputs a code to close the machine and transmits

the results to a data center through a modem

connection. This system was implemented in

Ushuaia for the October 2003 municipal elections

in 100% of the electoral registry.

The touch-screen system with electronic

identification document is currently used in several

variants of the direct vote electronic registration

system. Among the more modern ones the touch-

screen system used in Ushuaia’s October 2003

elections features prominently. Peru conducted a

pilot test during the complementary elections of

July 2003 that used the touch-screen system and a

digital identification document that, when presen-

ted to the voting station’s authorities was

scanned allowing for the verification of the voter

and enabling him/her to vote. The rest of the

voting procedures are conducted in a very similar

manner to those described above.

In the voting registration system through an in

dividual magnetic strip and a separate reading

apparatus, the identification of the voter is done

through traditional manual means. The voter

receives a magnetic strip card previously read by the

machine which is made up by a PC, a screen, an

optical pencil and a magnetic card reader. The ballot

box that is used is similar to a computer as it has

two magnetic strip readers, one for the validation

of the card and another for the registration (storage)

of the votes. Likewise, the counting system

installed in the computing center is equipped with

a storage unit, a diskette reader, and a printer. This

system has been used in Belgium’s 2003 munici-

pal and national legislative elections covering 44%

of the voting registry.

Other electronic voting experience in the

region: the Mexican State of Coahuila 2

Another interesting electronic vote experience in the region

is the one from the Mexican state of Coahuila. According

to Oscar Espinoza, Coordinator of Relations at the Elec-

toral Organization of the Electoral Tribunal of the Judi-

cial Branch of the Mexican Federation, despite the fact that

it is not yet a Federal law, Coahuila is the only state in

Mexico that has passed electronic voting into law and that

will also hold local elections in September using this

system.

The electronic voting system developed by the informatics

unit of Coahuila’s Electoral Institute and Citizen

Participation (IEPCC) is the traditional voting system in

combination with technological innovations with the main

purpose of simplifying the tasks during the actual elections

by making the process of receiving votes automatic.

The system for receiving votes works in a simple manner

and does not require the voter to receive any special training.

It works mainly by touch and has audiovisual elements

that guide the voter through the simple steps that result

in him/her casting his/her vote.

2 www.iepcc.org.mx

34 Best Practices Forum of the Americas

The system is accessed by a special card that contains a

unique randomly generated access number codified

through a security feature that prevents the information in

it from being read or decoded.

Comparing the systems

The Reach of Technology in

Electoral Organization and

Administration: Nominations

Through the Internet

Prior to 1990 the only automated processes that Panama’s

Electoral Tribunal had were the compilation of the electo-

ral register and the capture and process of the verification

results once the official acts were received. As of this year

and with a new and more modern institutional vision, the

magistrates agreed to incorporate new technologies, not

only in the electoral processes, but also in the administrative

and operation tasks. These have passed from the internal

registry of approved nominations (1994) to attempts to

request the delivery of information required for

nominations through magnetic means from the political

parties (1999). In this context, a new tool was developed

for submitting nominations (reduces delivery times and

improves the acceptance or rejection processes); for

delivering the information in a timely manner; for

automatic drafting of the voting ballots; and uploading

corresponding information to the verification and scrutiny

teams in the voting stations (Impacta Project).

Institutional Framework

Panama’s Electoral Tribunal is made up of three main

directorates: 1) the Civil Registry, responsible for directing,

The system receiving the vote (electronic ballot box) has a

touch-screen that allows the voter, once his/her access code

is verified; to reach the virtual ballot so that his/her vote

may be recorded with increased security. Once the selection

is made, a verification ticket is printed out by the system

that also stores the information electronically.

The experience of Panama’s Electoral Tribunal

Presenter: Gerardo Irimia, Director of Informatics

Voting Registration of the Vote Hard copy verification of vote

Instrument

LOV System Ballots per Optical reader feature that

candidacy with identifies ballots and registers

identification code the votes.

The ballot itself

Multiple ballot and A scanner reads the ballots

manual marking and registers the votes.

RED System Electronic ballot Vote is registered in the Does not use electoral ballot. Intends to put a

with numeric memory of the vote recording printer in all electronic ballot boxes to print out

keyboard. device. a ticket.

Touch-screen, Vote is registered in and Does not use electoral ballot.

individual through an individual magnetic The magnetic strip card allows for electronic

magnetic strip card with separate reader procedures to be verified by manual scrutiny

card and laser equipment. processes since it records the voter’s choice

pointer (or optic Nevertheless, in Belgium’s 2003 elections a

pencil). pilot test in which a printed ticket as a back up

of the vote was carried out.

Touch-screen and Vote is registered in the Does not use electoral ballot.

chip card memory of the voting device 25% of the voting centers have a printer that

itself. prints out a ticket as verification of the vote.

35Best Practices Forum of the Americas

supervising and legalizing the recording of vital

information, deaths, naturalizations and other legal acts

related to the peoples’ civil status; 2) Identity Cards, which

as its name implies, is responsible for issuing personal

identity cards; and, 3) organizing the voting process in a

way that, in addition to managing electoral penal justice,

guarantees the honesty and efficiency of the popular vote.

According to Dinora Moreno, Chief of Informatics

Development Systems of Panama’s Electoral Tribunal,

for the management of electoral processes, the Electoral

Tribunal created a parallel operating structure through a

General Election Plan (PLAGEL).

This structure is made up of one director, one general

coordinator and 29 working commissions, of which 14

have been digitized through the electoral process

systematization commission into an Electoral Event

Administration System (SAEE). However, the focus for

this forum was around the electronic solution given to the

oppositions and nominations commission for issues

relating to the digitization processes for nominations

through the Internet.

According to Ceila Peñalba, one of Panama’s Electoral

Tribunal attorneys, considering legal and technical aspects,

adjustment to the new electronic process took

approximately two years and even though the political

parties did not readily accept it, it was well received by the

citizenry. Multiple presentations and conversations with

them had to take place and their suggestions were taken

into consideration for it to be accepted by the parties. Today,

the system had been widely accepted and 95% of the

nominations were made using this system.

General considerations on the nomination

information system for candidates running

for office by popular election

This type of system was implemented by Panama’s Elec-

toral Tribunal to improve the process of accepting

nominations in a way such that it made things easier for

both the end user and the involved technical (informatics)

personnel.

Before this system, the candidates’ nominations were done

in a semi-automatic manner. The manual part of it involved

the verification of all the documentation for each candidate

including information like age for the position in question,

circumscription according to the electoral registry, absence

of electoral offenses, non-association with the institution

and other fundamental mandatory requirements. The

automatic part was a system that did not quite manage to

validate all of the requirements that could be verifiable

through Panama’s Electoral Tribunal. In addition, the

system previously used by the political parties was neither

in their network nor on that of the Electoral Tribunal.

After each nomination’s information was verified, an

acceptance or rejection resolution had to be issued.

This entire process had a stipulated period of 30

consecutive days (including weekends and holidays) and

each nomination had a maximum of three days to be

accepted or rejected before it had to be accepted by the

Electoral Tribunal, even if it did not fulfill all the

requirements. When this happened, the nomination was

opposed and caused the process to be drawn out.

After the system was implemented both nominations and

the validation of the requirements could be made

electronically, which resulted in an almost automatic

resolution of acceptance or rejection and report generation.

From here a network system was installed in the political

parties’ headquarters linking them to the Electoral Tribu-

nal so that they could all present their nomination dossiers

through the Internet or in person through validations

issued by the system.

Magistrate Eduardo Valdés points out that the most no-

vel feature for us was to find a trustworthy mechanism for

the political parties to present their nominations through

the Internet 24/7 without so much as using one single

sheet of paper. In addition, the interface module allowed

the parties to obtain automatic validation of the mandatory

requirements for nominated candidates without having

to wait for an analysis and response from the Tribunal.

The nomination information system of candidates

running for office by popular elections has complied with

the requirements and needs of Panama’s Electoral Tribu-

nal who demanded a system that was useful to its internal

users and the country’s political parties.

Legal considerations concerning the

application of technology in the electoral

process

The process of candidate nominations to public offices by

popular vote was passed as law by decree No.29 on

September 19, 2003 and the technical aspects for their on-

line presentation by decree No.33 on December 4, 2003.

According to Celia Peñalba, the Electoral Tribunal has the

constitutional authority to interpret and apply the Electo-

ral Law, which facilitated the implementation of the new

technology and the legal requirements for presenting

nominations. On December 4, 2003 decree No.33, the same

that legalized on-line nominations, was passed.

36 Best Practices Forum of the Americas

Description of the system

The nominations information system consists of a group

of programs, routines and interfaces that are especially

designed for automatically controlling nominations at the

national level. This system offers a solid design as a central

feature, which implies a strict control over information. It

also includes documentation on the entity-relation model

that helps to make maintenance changes or improvements

in addition to being able to insert new modules without

repeating information.

Information is stored through the nomination system in

a data base that can be used by other systems and programs,

Data Warehouse (DWH), communication media, political

parties, and independent candidates to generate statistics

and reports. All the information in the data base is validated

by standard procedures and an individual can get his/her

personal data by just typing his/her identification number.

This is used for birth certificates at the Electoral Tribunal’s

Civil Registry.

The user is trained to operate the system. Concerning the

application’s security, it allows assigning roles or permission

to user groups with specific options, such as who may

consult national or provincial data and who may capture

data.

For the political parties, the Internet nomination system

may be installed at the parties’ headquarters so that the

candidate may present his/her nomination digitally signed

(certified by the Electoral Tribunal) and with full validity

without making a physical visit to the Tribunal. In the

same way, this system allows users to manipulate

information from candidates of different political parties

or independent runners that desire a popular election office.

The manipulation of this information may also be used

to ascertain if the candidate complies with the legal

requirements.

With the help of the database, the Electoral Tribunal records

the data of a particular candidate that does not meet

nomination requirements. The system has an internal

module through which Tribunal officials may record

requests from an independent candidate or from political

parties and deliver their information to the provincial offices

of the electoral organization. For the 2004 election the

Tribunal tried to automate the nomination to speed the

qualification process and for the voting ballot to be more

legible.

According to Dinora Moreno, the cost of this new

technology was based on the software development and

purchase of the hardware, which, among other things,

included servers, firewalls, access lines and communication

equipment. The investment was close to US$45,000.00,

while the cost for programs, applications and other soft-

ware was approximately US$10,000.00 without considering

the cost of the nominations application.

Implementation of the Internet nomination

system

Programming: It is necessary to consider the system’s

development, software, description of procedures and part

of the source code used in some windows.

- For the system’s development and implementation

the following software were used: Power Builder

6.5, Power Builder 9.0, Sybase 11.5, Artisan 4.02,

Windows Server 2003, Power Designer 6.1, digital

signature certificate, OpenClient Sybase 11.1.1, Acro-

bat Reader 5.0 y 6.0, Acrobat Professional 5.0 y 6.0,

and Outlook 2003 mail client.

- Sybase 11.5.1 was used for the creation of tables,

storage procedures, triggers and other data base

objects.

Network’s operating system: Windows Server 2003 is used

in different servers where the nomination’s application is

located as its security level has the latest Microsoft technology.

Connections to these servers are through a Terminal Server

service that prevents centralizing the application in one sin-

gle server.

Security tools: Digital signature is a procedure based on

cryptographic techniques that enable the formalization and

secure validation of on-line administrative and commercial

traffic.

Implementation: During this stage the system is launched

and evaluated and the training team accompanies the user

in all trials. For the system’s launch it was necessary to

compile information in several tables through special

surveys, such as rejection motives, type of election, and the

state of the candidacies, among others. These surveys store

the required information by the data base system.

For the implementation process, the Electoral Tribunal

counts with an intranet system that connects all national

offices. The connectivity is done through frame relay with

star topology. The offices of the political parties are required

to have an intranet with access to the Internet, as they will

connect to the Tribunal’s postulation system through a

client Terminal Server installed in each machine. Because of

this the nomination system will not be installed in any

computer of the political parties.

Installation of the application: the nomination system

is installed in six servers in the national directorate of

informatics of the Electoral Tribunal. These servers have

37Best Practices Forum of the Americas

Sybase’s Open client installed to be able to connect to the

data base. The system to be used by the political parties will

also need the Client Terminal Server to be able to connect

to the Electoral Tribunal. They will also need the digital

signature and Acrobat Writer to create the PDF records,

which will be signed and sent via email to the provincial

director’s office of the respective electoral organization.

User training: the user training manuals for the system

are indispensable. Training for the Tribunal’s technicians is

conducted at a national level and the training of users and

party directives is done through a presentation of the system

at the parties’ informatics departments. An individual face-

to-face training for each political party will take place at a

later date in the parties’ headquarters.

Evaluation: before the final delivery, an evaluation is carried

out in which any design and/or development mistakes are

analyzed as well as the reports that, despite not having any

mistakes, might not satisfy the final users.

Benefits of the Internet nomination system

Reliable registration of candidacies from the

different political parties 24 hours a day 7 days a

week.

Information received is sent to the political parties.

Savings in time and less work for other

commissions.

On-line access to nominations in support of

political parties.

Elimination of unnecessary documentations.

Validation of the rules of the game for

nominations without human intervention.

Security for sending nomination dossiers by using

digital signature.

Quicker processing for sending nominations and

for acknowledging receipt by the directors of elec-

toral organizations in the provinces.

Reduced delivery time and savings in

transportation costs.

In addition, the module allows the political parties

to immediately fulfill and validate the legal

requirements for candidates without waiting for

an analysis and response from the Electoral Tribu-

nal.

Limitations of the Internet nomination

system

A political party that uses this tool from its

headquarters may eliminate and/or revise a

nomination. However, once it has been formalized

before the Electoral Tribunal, the party will not be

able to make changes from its headquarters and

instead, must do it at the Tribunal’s offices by a

written request.

As the system is installed in the political parties’

headquarters, the parties must follow-up the

nominations’ publication since the Electoral

Tribunal’s commitment ends in the nomination

presentation phase.

Complaints from the political parties must be

done through conventional means such as written

statements. To receive information on the

nominations that have been accepted, the political

parties must purchase the report or access it through

the Electoral Tribunal’s web page.

The system installed at the political parties’

headquarters can only access information from their

own nominations.

With the exception of previously authorized users,

internally users will not be able to access

nominations that are not of their provincial district.

The system does not have an option for

downloading nomination information into

magnetic storage devices. The interested party must

use the Electoral Tribunal’s system at its

headquarters or request the nomination with the

dossier in person at the Tribunal’s offices.

38 Best Practices Forum of the Americas

The comprehensive technological modernization plan,

drafted a decade ago, has been implemented in three phases:

the first, based on the Technological Modernization

Program (PMT); the second on the Document Renewal

Program (PRD); and, the third, on the Modernization of

Electoral Processes (MPE). In this way, between 1994 and

1995, the plan was presented to and approved by the

National Council for Economic and Social Policy

(CONPES). The plan, considered of vital importance for

the identification of Colombians and law enforcement, is

recorded in documents 2704 and 2887.

In 1998 the infrastructure to issue the identity document

was acquired. The new system consisted of capturing the

information through video cameras and scanners and

sending it via modem to Bogota’s central computer. The

first identification document (ID card) using this

technology was issued on November 14, 1993. This

document was developed thanks to the first phase of

Colombia’s National Civil Registry technological

modernization plan.

The technology for modernizing the Registry was selected

between 1995 and 1997 through an open bidding process

that evaluated the technical, legal and financial merits of

the most important firms in this area. The contract was

given to the French firm SAGEM, who introduced the

PMT (Technological Modernization Program) and its

registry system in February of 2000. This led to the

migration of the Civil Registry archives and the adoption

of new serial formats for the Registry. According to Juan

Carlos Yepes, the biggest challenge of this modernization

process was related to the authorship for the source code

of the program to update the ID card. This issue is still

the source of extensive debate among the providers.

Legal considerations concerning the

renewal of ID cards

Based on the technological modernization process carried

out by the National Civil Registry, Law 757 of July 25,

2002 ordered all Colombians to renew their citizenship

ID cards before January 1, 2006. The continuity of the

process was ensured by executing its second phase as

originally planned. According to the Constitutional Court’s

C-511 decision of July 14 1999, this renewal was to be free

of charge for the citizenry.

Need for the extension of the system to

renew ID cards

Due to budget cuts that prevented the purchase of larger

number of registries in the Automatic Fingerprint

Identification System (AFIS)3 , the Registry does not have

the capability to comply with the law cited above to renew

the ID cards of all citizens or for the migration of the

fingerprint cards physical archives to its data base. Finally,

not enough resources were available to completely update

the civil registry’s data base or to increase the number of

corporate communication channels.

There are currently three types of citizenship ID cards for

Colombians aged 18 and older. The first is laminated and

was issued from 1952 to 1993 but does not offer any

security or anti-forging features. The second was issued

between 1993 and 2000 and also lacks security features.

The third one, the latest generation of cards, issued from

May 2000 to present, does offer the required safety features.

It is important to note that all three documents are accepted

as valid identification for all legal transactions including

elections.

Issues that were of great interest to the Forum’s

participants were the co-existence of these three different

citizenship identification documents and the difficulties

that they have caused or may pose in electoral matters. In

this regard, Juan Carlos Yepes pointed out that electoral

offenses go beyond identification procedures and there

have been several detected fraud attempts with the first

two ID cards given their lack of security features such as a

bar code and a digital fingerprint.

Types of citizenship ID cards

Incorporation of Technology in

Civil Registry ProcessesThe Experience of the National Civil Registry in the Improvement of the Colombian

Identification and Registry System

Presenter : Juan Carlos Yepes, General Secretary

3 The AFIS permits the storage of the cards with fingerprints, which are automatically classified and coded (extraction of

particular features). It also carries out a comparison of the registry of a new person against all fingerprints in the system andguaranteed that any one person is only registered once in the data base, thus ensuring only one identity.

39Best Practices Forum of the Americas

Civil Registry’s inventory

Since 1953 the National Civil Registry has issued 33,495,870

citizenship ID cards of which 3,142,452 have been deleted

thus leaving 30,353,418 in circulation. Even though 7.9

million ID cards have been issued under the new system,

there are still 22.5 million from the first two in circulation,

which are easy to forge and falsify, and more importantly,

prevents full verification through the automatic system.

There are four non-compatible data bases currently in use:

AFIS that has 7.9 million registered citizens; the Rockola

or Prometeo System that contains information about 7

million citizens approximately, the National Identification

Archive (ANI) where the biographical information of all

Colombians is stored; and the manual archive made up by

30 million cards that is the support for those issued

between 1952 and 1993.

Today, the Registry captures biographical information and

fingerprints of the citizens that request a new ID card

through any of the 1098 municipal offices and then verify

the identity by comparing fingerprints with the ones stored

in AFIS.

Civil Registry

This technology is currently used in 940 National Registry

offices to issue birth, marriage and death certificates, as

well as their respective certifications, identity cards, and it

also prepares the material to issue citizenship cards through

37 collection centers throughout the country. In the central

offices, the National Identification Directorate offers,

reception of documents, validation and printing of

citizenship cards. The Civil Registry National Directorate

has a large data base that houses the total number of civil

registries issued by the new system as well as those issued

by the previous ones, including information of public

notaries.

The validation process is done through a proprietary

technology made up by a data base and AFIS validation

algorithms. The data base and validation algorithms are

used by other national institutions such as the

Administrative Security Department (DAS) and the

Attorney General’s Office to exchange information that

helps them fulfill their mission.

Technical characteristics of the project

The Colombian Civil Registry is conducted under the

following technical characteristics.

New open architecture system that allows

interaction with other systems.

One central site that centers all birth, marriage and

death certificate information.

300 on line municipal offices with the central site

in Bogota.

640 off line municipal offices.

152 traditional non-electronic offices.

The information of the off-line office is sent to

the closest on-line office.

Traditional offices send a copy of the documents

to the closest on line or off line office for its

digitization.

Relational SYBASE Data Base System, graphic

interface C++.

GED system for image storage of the civil

registries that allows for search and printing by

different parameters.

Investment and the cost of the new

technology

The cost of the ID card is approximately US$15.00 but

Colombian legislation makes the first issuance free of

charge. Copies of the different documents are issued

through Notaries or at the National Registry at a cost of

approximately US$2.50 ($5,000 Colombian pesos).

Benefits of the new citizen identification

system

In electoral matters, it facilitates agile electoral

processes making them efficient, reliable and

transparent. It also contributes to electoral census.

In security and state justice issues, it enables a full

validation of the identity of criminals and victims.

It contributes to passport issuance, migratory con-

trol and facilitates control of jail population and

the bearing of arms.

In the financial sector, it assists in controlling

financial movements.

In the commercial area, it contributes by

eliminating fraudulent payments through the use

of false identities.

In notarizing and registry, it controls the identity

of all notarized and registered and production

transactions.

In social services, it assists the effective payment

of pensions and the provision health services con-

trol and for proper assignment of subsidies.

Institutional benefits include:

- The existence of a sole, reliable and updated

population data base.

- The Colombian government may take ad-

vantage of the information in its data base.

40 Best Practices Forum of the Americas

- Enables information exchange among

different State agencies.

- Guarantees every citizen’s identity.

- Citizen authentication through existing

technological resources for the documents

validation against the bearer’s identity.

- Improvement of the identification and

civil registry services.

Results of the first phase of the Tech-

nological Modernization Program (PMT)

Operations with the new technology began in 2000 by

issuing birth, marriage and death certificates, identity cards

and preparing the supporting material for the citizenship

ID cards. Reception of documents and issuance of

citizenship cards are done electronically at the central offices.

The system assigns individuals a lifetime Unique Personal

Identification Number (NUIP) that will be included in all

documents, such as civil registry information, ID citizenship

card, etc. A classification and automatic storage fingerprint

system was acquired (AFIS), which is made up by specialized

hardware and software that allow for the immediate

verification of an individual’s identity by comparing his/

her fingerprints with the ones on record. This system

ensures that one person cannot receive an ID card with a

different name. At the same time, it allows anybody to

request a birth certificate even if it’s not his/her own only

with a single biometric piece of information included in

the certificate, which is the baby’s footprint.

AFIS was purchased for 10 million registries and carries

out 12,000 ID validation or verification requests every day.

The factory in Bogota has capability for issuing 20,000

identification documents with optimum security standards

every eight hours. 80 engineers and 1,200 administrators

and operators have been trained for the appropriate use of

the system.

The Registry’s AFIS system is open as much as it enables

interconnection with and consultation by other systems

and users. It complies with ANSI/NIST international

standards and is connected to the Colombian

government’s AFIS systems and the DAS’s SIFDAS cri-

minal records, the Attorney General’s Evident, thus

facilitating access from other government agencies such as

the DIJIN and Legal Medicine. The technology used by

Colombia for identification purposes is safe, secure, fast,

of optimal quality and is used by law enforcement agen-

cies like the INTERPOL and the FBI.

The National Civil Registry, as a state agency, is responsible

of the citizenry’s identification and it is the sole proprietor

of the data bases that make up the system. It also holds a

monopoly on the consultation and use of Colombia’s

identity information data bases. The use of this data in any

way is regulated and authorized by the Registry according

to the current laws.

The initial investment of the Technological Modernization

Program, totals approximately US$61 million or

($128,617,200,000 Colombian pesos), including technology,

communications, services, and other requirements.

The current document that guarantees a citizen’s identity is

made with special materials that comply with ISO

international design and security standards. The document

has been tested in both concept and security by research

organizations and the government who concluded that it

is extremely difficult to forge or falsify. It features a bi-

dimensional barcode with the citizen’s information,

including biographical information and fingerprints, which

enables the verification of the bearer through direct or

technological means (fingerprint readers).

The second phase of the Technological

Modernization Program (PMT)

The activities of the PMT’s second phase include the

digitization and storage of the physical fingerprint records;

fingerprinting 30 million Colombians and scanning this

information into electronic devices; extending AFIS to 40

41Best Practices Forum of the Americas

million registries. In addition, it contemplates

strengthening the infrastructure for ID manufacturing,

issuing ID cards for minors, connecting new offices to the

Internet, updating the data base, civil registry adjustments

and the production of approximately 30 million renewal

documents.

The main advantage of this new ID card is that it is a

unique and secure document. Its update and the

systematization of the total data base in the registry achieve

a higher citizen satisfaction. Therefore, the project is not

only a matter of modernizing the National Civil Registry,

but it is also a security and national defense issue.

42 Best Practices Forum of the Americas

The experiences shared through the Forum’s on–line discussions pointed to the fact that information and communications

technologies applied to electoral processes are a key tool to optimize decision-making, legitimize the process by making

it transparent, and strengthening democracy in the region.

Horizontal cooperation, via exchanges of consolidated practices and technical assistance, is also an important tool to

improve the modernization of electoral procedures. However, a clear definition of the needs and characteristics of each

country and electoral processes is also needed.

One of the biggest challenges is to expand the introduction of new technologies beyond the electronic vote. As was

presented in the Forum, there are several other issues that should be considered during electoral processes such as the

candidates’ nomination process, the modernization of the electoral registry, citizen identification and improvements in

the civil registry.

Finally, to guarantee the continuity of the modernization processes, solid belief in the benefits of applying new

technologies and full commitment and participation of all involved actors is required.

Conclusions

43Best Practices Forum of the Americas

Presentations

- Electronic Vote.

Manuals

- Local Issues Forum Guidebook.

Others

- Cooperation agreement between Ecuador’s Supe-

rior Tribunal and the General Secretariat of the

OAS for an electronic vote pilot plan.

- E-govamericas Newsletter.

- Report of new initiatives in Argentina.

- Argentina’s preliminary report.

- Inter-American Electoral Technology Program

(PITE).

- Ecuador’s pilot plan.

- Electronic vote news.

- Voting Over the Internet Report.

Supporting Documents

Paraguay’s Superior Tribunal of

Electoral Justice

- Paraguay’s Electoral Justice.

Panama’s Electoral Tribunal

- Internet nomination decree.

- Description of the Internet nomination process.

- Internal and external nomination manual.

- 2004 elections, cases of use and flow.

- Nomination information system for political

candidates running for office by popular election.

National Civil Registry

- 1970 decree number 1260.

- Civil registry and identification system in Colom-

bia.

- Project for the system’s extension to continue the

renewal of ID cards, PMT and National Civil

Registry.

- Colombian electoral process: application of new

technologies.

44 Best Practices Forum of the Americas

Best Practices Forum of the Americas - [PDF Document] (2024)

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How do I Uncensor a PDF? ›

How to uncover blacked-out text in a PDF.

Open the PDF in Acrobat.
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Adobe Acrobat will then scan the PDF and give you a checklist of items that you are able to remove by clicking on them.
Choose the Preview button to see the hidden text.

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How do I convert a blurry PDF to a clear PDF online? ›

ScanWritr will automatically convert and optimize it for editing. If you need to open a PDF, clean it up and fill it, there is no quicker and better option as using ScanWritr. So, visit the ScanWritr page, upload the document, clean it up, insert text, ticks, marks, signatures, and save it to PDF.

What GPT-4 Cannot do? ›

No system can seriously be said to be able to reason as long as simple (or even trivial) problems can elicit such egregious performance. I look forward to future improvements (and to GPT-5), but as of now, GPT-4 is still not able to reason, as tremendously useful for other purposes as it is.

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How much is GPT-4? ›

gpt-4 models cost $30.00 per 1M input tokens and $60.00 per 1M output tokens. gpt-4-1106-vision-preview (with GPT_VISION) costs $10.00 per 1M input tokens and $30.00 per 1M output tokens. text-embedding-ada-002 (with GPT_MATCH) costs $0.10 for 1M input tokens.

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Does GPT-4 accept files? ›

With ChatGPT-4, the latest version of ChatGPT, you can now upload any file from your device into the chatbot. Read on to understand who can upload files, why you'd want to and how to upload files. Here's everything you need to know.

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Can ChatGPT-4 read Word documents? ›

Yes, ChatGPT summarizes Word documents to help users go through lengthy files within seconds.

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Best Practices Forum of the Americas - [PDF Document] (2024)

FAQs

Can GPT-4 read PDF? ›

What GPT-4 Cannot do? ›

References